Por qué falla la verificación del contribuyente en SAM.gov, y qué es el consentimiento para el IRS

Casi siempre porque el nombre no coincide. El IRS compara el nombre, o su control del nombre, y el número que lleva el registro con su propio archivo del año fiscal más reciente declarado. Así describe el cruce el consentimiento de SAM.gov. El consejo del propio SAM.gov es que el nombre del contribuyente coincida exactamente con el que el IRS tiene en sus archivos para ese número, según la declaración más reciente. Un nombre comercial, un nombre con el que se opera o el nombre tal como lo escribe un trámite estatal pueden ser distintos del nombre que tiene el IRS.

El control del nombre es la forma corta que el IRS le da al nombre. El IRS dice que es una secuencia de hasta cuatro letras o números derivada del nombre del contribuyente, normalmente sus primeros cuatro caracteres. El IRS lo crea a partir del nombre legal de la solicitud cuando se pide el número. Así que la primera palabra del nombre, su ortografía y su puntuación pesan más que el sufijo del final. La carta del IRS que emitió el número muestra el nombre que el IRS tiene para él. Una empresa unipersonal que da un número de Seguro Social da su propio nombre, tal como lo tiene el IRS, nunca el nombre comercial.

Un número recién emitido puede fallar por otra razón. El aviso del IRS que emite un número de identificación de empleador dice que el número tarda en llegar a los registros permanentes del IRS. Hasta entonces no puede pasar un cruce. Un registro iniciado poco después de emitirse el número puede fallar el cruce con todos los nombres correctos. ¿Un UEI es lo mismo que un EIN? mantiene separados los dos identificadores; el cruce con el IRS trata del segundo.

SAM.gov envía un correo. El artículo del Federal Service Desk, la mesa de ayuda del sistema, sobre la activación dice que usted recibe un correo cuando las revisiones se completan y el registro está activo, o si fue rechazado para hacer correcciones. Mientras el IRS o la Defense Logistics Agency revisan la información, dice el artículo, el punto de contacto Government Business debe vigilar su correo, incluida la carpeta de correo no deseado. Su artículo sobre cómo registrarse dice que un registro enviado pasa por la verificación del IRS y, cuando aplica, por la de CAGE, y que no se puede cambiar nada hasta que esas revisiones se completan. La propia página del contribuyente de SAM.gov dice lo mismo cuando se envía la sección: una vez enviada, la información no se puede editar hasta que el IRS complete la verificación.

Un cruce fallido es una corrección, no un juicio sobre la empresa. El nombre o el número se corrige para que sea el que tiene el IRS, y el registro pasa de nuevo por el cruce. Si lo que está mal es el propio archivo del IRS, el cruce no puede pasar hasta que ese archivo y el registro coincidan. Por qué un registro en SAM.gov está atascado o fue devuelto cubre las otras razones por las que un registro enviado espera. Por qué el nombre y la dirección de su empresa tienen que coincidir exactamente con sus papeles cubre la coincidencia del nombre que viene antes, contra sus documentos de constitución y no contra el IRS.

Es el permiso escrito del contribuyente para que el IRS le responda a SAM.gov. El consentimiento de SAM.gov, titulado consentimiento para la divulgación de información tributaria, cita 26 U.S.C. 6103(c), la parte del código tributario que permite a un contribuyente consentir una divulgación. En él, el contribuyente permite al IRS validar el nombre, o el control del nombre, y el número dados para el registro. El IRS puede entonces decirle a la oficina del programa System for Award Management si coinciden o no con lo que tiene para la entidad en el año fiscal más reciente declarado. El IRS comparte el resultado del cruce, no una declaración ni un saldo.

El consentimiento también dice adónde va el resultado. El nombre y el número validados por el IRS quedan en SAM.gov. Allí, los funcionarios federales de compras y otro personal del gobierno que hace revisión y supervisión administrativa pueden usarlos en actividades del gobierno, incluidos los informes tributarios y el cobro de deudas. La FAR agrega el porqué. La cláusula 52.204-7 dice que al oferente se le exigirá dar su consentimiento para la validación del TIN como parte del proceso de registro en SAM. La lista de verificación del registro de SAM.gov incluye el formulario de consentimiento para el IRS, con el nombre y la dirección del contribuyente, entre los datos básicos de un registro.

El consentimiento es del propio contribuyente. Lo da una persona con autoridad para darlo en nombre de la entidad. Esa persona escribe su propio nombre y su cargo como quien lo ejecuta, y declara que tiene esa autoridad. Nadie lo da en su lugar.

SAM.gov pide el número de identificación del contribuyente en su propia sección y en ningún otro lugar. Esta guía no lo pide, no muestra ningún ejemplo y nunca lo hará. Nunca ponga un número fiscal ni un número bancario en un mensaje, un chat o un correo. Un número de identificación de empleador y un número de Seguro Social también son números fiscales.

No puede decir cuánto tarda el IRS ni si un nombre en concreto va a coincidir: solo el archivo del IRS lo decide, y SAM.gov informa el resultado. El artículo del Federal Service Desk sobre el proceso del número de identificación del contribuyente no se pudo leer para esta guía. Así que cita las propias páginas del contribuyente de SAM.gov tal como se leyeron durante un registro, la lista de verificación de SAM.gov, los artículos del Federal Service Desk sobre la activación y sobre cómo registrarse, la FAR y la página del IRS sobre el control del nombre, y nada más.

El copiloto de Firmenza explica cada pregunta del contribuyente en palabras sencillas y no pide ningún número fiscal ni bancario en un mensaje ni en un chat. El consentimiento para el IRS es suyo: usted lo da por escrito en Firmenza, antes de enviar sus respuestas, y completamos su registro en SAM.gov a partir de sus respuestas. Un especialista de Firmenza revisa su solicitud. Si SAM.gov informa un cruce fallido, le decimos qué dice y qué necesitamos de su empresa, si hace falta algo.