La Entity Administrator Appointment Letter: qué es, cuándo hace falta y qué nombra

En tres situaciones, dice el artículo del Federal Service Desk: el administrador dejó la organización; existe un registro, pero no tiene administrador; o se perdió el acceso a la cuenta del administrador. Su artículo relacionado sobre la pregunta de la relación con la entidad lo dice de una cuarta manera: si la entidad no tiene a un empleado, directivo o miembro de la junta nombrado como Entity Administrator, hace falta la carta.

El artículo también dice qué probar primero. Si la entidad ya tiene un administrador, esa persona puede asignar el rol, lo que el artículo llama mucho más rápido y sencillo. Y dice que quien gestiona registros de entidades como servicio no puede pedir ni recibir el rol de administrador, que es la razón por la que un consultor externo o un servicio de registro no puede tenerlo en su lugar. Dejar que alguien le ayude con su registro sin compartir su contraseña dice qué vigilar en cualquier oferta de ayuda.

Alguien que puede asumir compromisos en nombre de la entidad. El artículo dice que esa persona, con autoridad para firmar, debe llevar la carta completa a un notario y firmarla físicamente en presencia del notario; la plantilla nombra a un ejecutivo, un directivo, un socio u otra persona con esa autoridad. Firmarla es un acto propio de la empresa, y nadie la firma en su lugar.

El notario tiene que estar presente. Las notarizaciones digitales, remotas o en línea no pueden aceptarse, dice el artículo dos veces, y eso incluye una carta firmada físicamente y convertida después mediante un servicio de notario en línea o electrónico. El notario completa el bloque notarial de la propia carta, con el estado y el condado, el reconocimiento, cómo se identificó a quien firma, el sello y la firma y el nombre del notario. La notarización en el mismo estado que la entidad no es obligatoria para una entidad con varias ubicaciones, agrega el artículo, siempre que se cumplan los demás requisitos del notario.

A la entidad, a la persona nombrada y a quien firma. Hay tres plantillas: una para una sola entidad con cuenta bancaria en los Estados Unidos, que debe notarizarse; una para varias entidades, también notarizada; y una para una entidad internacional, sin notarización. La carta se imprime en el papel membretado de la entidad o, si no lo tiene, con el nombre legal de la empresa y la dirección física en la parte superior. Sus espacios en blanco son la fecha; el nombre y el cargo de quien firma; el identificador único de entidad (UEI), el nombre legal de la empresa, la dirección física registrada y cualquier dirección anterior; el nombre completo, el teléfono y el correo electrónico de la persona nombrada; la firma; el correo de quien firma; y el bloque del notario.

Quien firma confirma además dos cosas en el texto fijo de la carta: que la persona nombrada ocupa un puesto dentro de la entidad, como empleado, directivo o miembro de la junta, y no es un tercero que actúa en su nombre; y que la carta está completa y es exacta y que la información bancaria de la página Financial Information del registro es correcta. Ningún espacio pide un número de identificación fiscal ni un número de cuenta o de ruta bancaria, y esta guía no pide ninguno. El nombre, el correo y el teléfono de la persona nombrada deben coincidir con lo que SAM.gov tiene de esa persona, y los datos de la entidad deben coincidir con el registro.

Por tres razones sobre todo, dice el artículo. Información que no coincide: el nombre, el correo electrónico y el teléfono de la persona nombrada frente a lo que SAM.gov tiene de ella, y el identificador único de entidad, el nombre legal de la empresa y la dirección física frente al registro. Un identificador al que le falta un carácter, porque hacen falta los doce. Y una sección del notario completada mal, en la que el nombre y el sello del notario van solo en la parte propia del notario, no en el párrafo sobre quien firma y la entidad.

Dos reglas más vienen del mismo artículo. Una carta tiene que firmarse y presentarse dentro del plazo que el artículo indica después de notarizarse, y una carta que necesita una corrección es una carta nueva, con una nueva firma y un nuevo sello del notario. Las revisiones se completan en el orden en que se reciben, dice el artículo, y una carta no puede acelerarse; no da ningún tiempo, y esta guía tampoco.

No. El artículo del Federal Service Desk sobre por qué se rechazan los documentos de validación dice con claridad que las Entity Administrator Appointment Letters no se aceptan para la validación: un notario confirma quién firmó, no el nombre legal de la empresa ni su dirección física. Un registro cuyo nombre o dirección hay que probar usa los documentos que ese artículo describe, y Por qué un registro en SAM.gov está atascado o fue devuelto cubre ese paso.

Si la situación de su empresa pide la carta: las tres razones del artículo son la prueba, y la empresa las lee frente a sus propios hechos. Para esta guía se leyó solo la primera plantilla, la de una sola entidad con cuenta bancaria en los Estados Unidos; las plantillas para varias entidades y para una entidad internacional se nombran como las nombra el artículo. El artículo no da ningún tiempo de trámite, y esta guía tampoco.

Si su empresa necesita la carta, su parte es firmarla ante notario, y nosotros arreglamos el resto con su empresa y le avisamos si necesitamos algo más. Si su Entity Administrator se fue o nadie en la empresa tiene el rol, escriba a Firmenza desde la página de contacto, bastante antes de una fecha límite. Usar el copiloto, de principio a fin muestra cómo va el resto del trabajo del registro con Firmenza.