Exclusiones en SAM.gov: qué significa un registro de exclusión y quién lo decide

La inhabilitación, la suspensión y la exclusión voluntaria son los tipos principales, y las palabras las define la regla para transacciones no relacionadas con adquisiciones. Excluido o exclusión significa que una persona o un producto tiene prohibido participar en transacciones cubiertas. Puede ser por una suspensión, una inhabilitación, una propuesta de inhabilitación bajo la subparte 9.4 de la FAR o una exclusión voluntaria (2 CFR 180.940). Una inhabilitación (debarment) es una medida que la agencia toma bajo la subparte de inhabilitación de la regla. Excluye a una persona de participar en transacciones cubiertas y en las transacciones que cubre la FAR (2 CFR 180.925). Una suspensión prohíbe de inmediato a una persona participar durante un periodo temporal. Dura mientras se completan una investigación de la agencia federal y los procedimientos judiciales o administrativos que puedan seguir (2 CFR 180.1015). Una exclusión voluntaria es el acuerdo de una persona de ser excluida según los términos de un acuerdo administrativo con una o más agencias. Tiene efecto en todo el gobierno (2 CFR 180.1020).

La propuesta de inhabilitación también cuenta, y en los registros aparecen dos palabras más. La FAR trata a un contratista con una propuesta de inhabilitación pendiente igual que a uno bajo inhabilitación o suspensión (FAR 9.405). La FAR define la exclusión voluntaria como el acuerdo escrito de un contratista de ser excluido por un periodo según los términos de un acuerdo (FAR 9.403). Descalificado significa que una persona tiene prohibidas ciertas transacciones federales por exigencia de una ley, una orden ejecutiva u otra autoridad. Eso es aparte de las órdenes sobre inhabilitación y suspensión (2 CFR 180.935). No elegible significa que una persona o un producto tiene prohibidas las transacciones cubiertas a causa de una exclusión o una descalificación (2 CFR 180.960).

Una exclusión sirve para proteger al público, no para castigar. La regla para transacciones no relacionadas con adquisiciones dice que una exclusión es una medida seria que una agencia federal solo puede tomar para proteger el interés público. Una agencia no puede excluir a una persona o un producto con fines de castigo (2 CFR 180.125). La FAR dice lo mismo de la inhabilitación y la suspensión. Solo deben imponerse en interés público, para la protección del gobierno, y solo por las causas y con los procedimientos de esa subparte (FAR 9.402).

SAM.gov ordena los registros en cuatro tipos de exclusión, y su propia página los describe. Los códigos de causa y tratamiento (CT) fueron reemplazados por los tipos de exclusión (Exclusion Types), y un registro creado en SAM.gov lleva un tipo de exclusión y ningún código CT. El primero es Ineligible (Proceedings Pending), no elegible con procedimientos pendientes. Significa preliminarmente no elegible, mientras se completa una investigación o un procedimiento legal. La base son pruebas suficientes de una conducta que indica falta de honestidad o integridad empresarial, o una norma, ley, orden ejecutiva u otra autoridad legal. Cubre también la inelegibilidad basada en el inicio de un procedimiento para determinar la inelegibilidad definitiva. Su fecha de terminación figura como Indefinite, indefinida, salvo que se indique otra cosa. El segundo es Ineligible (Proceedings Completed), no elegible con procedimientos concluidos. Significa determinado no elegible al concluir un procedimiento administrativo. Ese procedimiento estableció, por preponderancia de la prueba, una causa de naturaleza seria y apremiante que afecta la responsabilidad presente. Cubre también la inelegibilidad por otra norma, ley, orden ejecutiva o autoridad legal. El periodo de inelegibilidad lo fija la fecha de terminación.

El tercero es Prohibition/Restriction, prohibición o restricción. La página dice que la parte puede estar sujeta a medidas bajo las condiciones que impone el Departamento del Tesoro. Para las demás prohibiciones y restricciones, la nota de la agencia en el campo Additional Comments del registro indica el alcance o el límite de la restricción. Si no hay nota, lo indica la agencia que tomó la medida. El cuarto es Voluntary Exclusion, exclusión voluntaria. La parte aceptó un acuerdo para ser excluida según los términos de un acuerdo administrativo con una o más agencias, y queda excluida conforme a ese acuerdo. De nuevo, el alcance está en la nota de la agencia o lo da la agencia misma.

Dos campos más ordenan los registros. El tipo de clasificación dice qué clase de parte nombra el registro. El documento de la GSA para su Exclusions API da Individual, Firm, Vessel y Special Entity Designation, es decir, persona, empresa, embarcación y designación de entidad especial. El programa de exclusión dice bajo qué sistema se tomó la medida: Reciprocal, Nonprocurement o Procurement, es decir, recíproco, no relacionado con adquisiciones o de adquisiciones. Lo habitual es el recíproco. Una exclusión bajo el sistema no relacionado con adquisiciones también hace a la persona no elegible para contratos federales de adquisición. Una exclusión bajo la FAR también la hace no elegible para las transacciones cubiertas no relacionadas con adquisiciones. De modo que cada una tiene un efecto recíproco sobre la otra (2 CFR 180.140, 2 CFR 180.145).

La agencia que tomó la medida anota el registro y responde las preguntas sobre él. Cada agencia identifica a las personas encargadas de anotar y actualizar los datos de exclusiones en SAM. Anota cada exclusión que lleva a cabo, y actualiza el registro cuando modifica o revoca una medida. Dirige las consultas sobre los contratistas listados a la agencia u otra autoridad que tomó la medida (FAR 9.404). El propio registro nombra a esa agencia y a su punto de contacto. La GSA opera el sistema y da asistencia técnica a las agencias. No es el organismo que decide una exclusión.

Dentro de la agencia, la decisión corresponde al titular de la agencia o a la persona que este designe, tanto para la inhabilitación como para la suspensión (2 CFR 180.930, 2 CFR 180.1010). A esa persona le corresponde determinar si la inhabilitación conviene al interés del gobierno. La existencia de una causa de inhabilitación no exige necesariamente una inhabilitación. Deben considerarse la seriedad de los actos u omisiones y cualquier medida correctiva, factor atenuante o factor agravante. La regla enumera factores. Incluyen si el contratista tenía normas de conducta eficaces, si llevó el asunto a la atención de la agencia y si cooperó con la investigación. Incluyen también si hizo restitución, si sancionó a los responsables y si tomó medidas correctivas. Si existe una causa, el contratista lleva la carga de demostrar su responsabilidad presente (FAR 9.406-1). Una suspensión se impone sobre la base de pruebas suficientes, mientras se completa una investigación o un procedimiento legal. Se usa cuando es necesario actuar de inmediato para proteger el interés del gobierno. Una acusación formal constituye prueba suficiente (FAR 9.407-1).

Una persona que enfrenta una propuesta de inhabilitación o una suspensión puede impugnarla con los procedimientos de la regla (2 CFR 180.815 para una propuesta de inhabilitación, 2 CFR 180.720 para una suspensión). La regla fija el plazo, que esta guía no repite. Cuando más de una agencia tiene interés, el Interagency Suspension and Debarment Committee, el comité interagencial de suspensión e inhabilitación, resuelve cuál lleva la iniciativa (FAR 9.402). Si un registro se refiere a su empresa, si existe una causa y qué hacer ante un aviso de una agencia son preguntas para un abogado o un asesor gratuito. No son preguntas para esta guía. La tarjeta justo debajo de esta guía dice dónde preguntar.

Mientras un registro está vigente, la empresa no puede recibir contratos federales nuevos, con una excepción estrecha. Los contratistas bajo inhabilitación, suspensión, propuesta de inhabilitación o exclusión voluntaria quedan excluidos de recibir contratos. Las agencias no les piden ofertas, no les adjudican contratos ni consienten subcontratos con ellos, salvo que el titular de la agencia determine que hay una razón apremiante. También quedan excluidos de hacer negocios con el gobierno como agentes o representantes de otros contratistas. Algunos contratistas tienen un registro vigente porque una ley u otra norma los declaró no elegibles. Quedan excluidos en las condiciones, y por el periodo, que esa ley o norma fija. El funcionario de contratación revisa las anotaciones de exclusión en SAM después de la apertura de las ofertas o la recepción de las propuestas, y otra vez justo antes de la adjudicación. Una oferta de un contratista listado no se evalúa para la adjudicación durante el periodo de inelegibilidad. La excepción es que el titular de la agencia determine por escrito que hay una razón apremiante (FAR 9.405).

Un contrato ya existente se trata de otra manera que uno nuevo. Las agencias pueden continuar los contratos o subcontratos que existían cuando se tomó la medida, salvo que el titular de la agencia disponga otra cosa. Pero sin una determinación escrita de razones apremiantes del titular de la agencia, tres cosas se detienen. Las oficinas que emiten órdenes no colocan órdenes por encima del mínimo al que el contrato las compromete en los contratos de cantidad indefinida. No colocan órdenes bajo contratos del Federal Supply Schedule, acuerdos de compra general (blanket purchase agreements) ni acuerdos básicos de pedidos. Y no agregan trabajo nuevo, no ejercen opciones ni prolongan de otro modo los contratos u órdenes vigentes (FAR 9.405-1). Del lado de la asistencia, una persona excluida no puede participar en una transacción cubierta, ni actuar como persona principal de un participante (2 CFR 180.130). Las transacciones cubiertas son subvenciones, acuerdos de cooperación, préstamos, garantías de préstamo, subsidios y similares (2 CFR 180.970). Un participante puede continuar una transacción que existía cuando se anotó la exclusión, pero no renovarla ni prolongarla sin la excepción de la agencia (2 CFR 180.310).

Otras empresas también leen la lista, antes de hacer negocios con usted. Antes de entrar en una transacción cubierta con una persona del nivel inmediatamente inferior, un participante verifica que esa persona no esté excluida ni descalificada. Puede hacerlo consultando SAM.gov Exclusions, pidiéndole una certificación o agregando una cláusula a la transacción (2 CFR 180.300). Un participante se asegura también de que sus personas principales no estén excluidas (2 CFR 180.320). La regla enumera lo que la agencia puede hacer a un participante que a sabiendas hace negocios con una persona excluida (2 CFR 180.325). Todo registro lleva una fecha de terminación (FAR 9.404). La página de SAM.gov dice que la fecha figura como Indefinite mientras los procedimientos están pendientes y fija el periodo una vez concluidos. El periodo de una inhabilitación se basa en la seriedad de sus causas. En general no debería exceder tres años, y puede ser más largo si las circunstancias lo justifican (2 CFR 180.865).

La revisión gratuita de Firmenza lee el nivel público de un registro por nombre legal o por UEI. Cuando ese registro público lleva el indicador de estado de exclusión de SAM.gov, el informe de revisión dibuja un hallazgo en rojo con el título “Hay un registro de exclusión”. Lleva las palabras “SAM.gov muestra un registro de exclusión para esta entidad. Las exclusiones pueden impedir las adjudicaciones federales.” y la línea “Fuente: los registros de exclusión de SAM.gov”. No dice quién, por qué ni por cuánto tiempo. La etiqueta de estado del informe puede decir Activo y aun así estar en rojo por este hallazgo. Qué revisa el informe de revisión explica los colores. Si un registro se refiere a su propia empresa o a alguien con un nombre parecido es una pregunta que el informe no responde.

Si usted sigue un registro, más o menos una vez por semana Firmenza también lee la lista pública de anotaciones de exclusión activas de SAM.gov bajo su UEI. Su panel muestra lo que esa lista mostró y cuándo. Dice “La lista de exclusiones de SAM.gov no mostró ningún registro de exclusión vigente con este UEI el” una fecha, o muestra la cantidad de registros vigentes con la agencia, el tipo, el programa y las fechas de cada uno en las propias palabras de SAM.gov. Al lado está la línea de que las preguntas sobre una exclusión son para un asesor gratuito o un abogado. Un correo le avisa cuando una primera lectura muestra un registro o cuando la lista cambia. Una lista vacía que no cambia no es noticia. Una lectura por UEI encuentra los registros anotados bajo ese identificador, y no el registro de una persona física sin uno. Así que una respuesta vacía significa solo que ese día no había nada listado bajo el identificador. Lista de seguimiento y recordatorios describe el seguimiento, y Cómo revisar su estado en SAM.gov, el registro público en sí.

No puede decir si un registro se refiere a su empresa o a una parte con un nombre parecido. No puede decir si existe una causa de exclusión, ni cómo decidirá una agencia un asunto. No puede decir qué responder donde el registro de SAM.gov pregunta por exclusiones y procedimientos. Esas respuestas son suyas, se dan dentro del registro después de un aviso, como explica Certificaciones en la renovación. La agencia que figura en un registro responde las preguntas sobre él, y un asesor gratuito o un abogado puede mirar sus hechos; la tarjeta justo debajo de esta guía los enumera. Un registro de entidad que está Activo y una lista de exclusiones que está vacía son dos hechos distintos, leídos en momentos distintos. No encontrado o excluido de la visualización pública explica qué significa una consulta pública vacía.