Su lista de seguimiento y sus recordatorios

Los recordatorios llegan antes de la fecha de vencimiento. De forma predeterminada empiezan 75 días antes de la fecha de vencimiento y vuelven en días fijos más cercanos a ella. Su página de la lista de seguimiento dice qué días, su página de cuenta le permite elegir otros días, y puede pausar todos los avisos sin perder la cuenta. Cada recordatorio lleva la fecha de vencimiento real del registro público.

Una lectura también puede traer noticias: el registro venció, su estado cambió, está Activo de nuevo, o se renovó con una fecha de vencimiento posterior. Un cambio en uno de estos datos llega como una línea con fecha, con lo que decía el registro antes y lo que dice ahora: el nombre legal de la empresa; la dirección física; el código CAGE, el código de cinco caracteres que identifica la ubicación de un proveedor; los nombres de los puntos de contacto de negocios con el gobierno y de negocios electrónicos; o los códigos NAICS, que describen el tipo de trabajo que hace su empresa. Las mayúsculas, los espacios o un ZIP+4 por sí solos no se informan como un cambio.

Si una lectura no encuentra un registro público, el seguimiento espera una segunda lectura en otro día antes de decir nada. Entonces el correo dice que el registro figura como no encontrado O excluido de la visualización pública: puede que no haya registro público, o que la entidad haya decidido mantener su registro fuera de la búsqueda pública. Su lista de seguimiento conserva los últimos valores que leyó.

Le sugerimos empezar su renovación 75 días antes de la fecha de vencimiento. Es una sugerencia de Firmenza, no una regla de SAM.gov: deja margen para las revisiones que vienen antes de enviarla.

Desde 75 días antes de la fecha de vencimiento, su panel y su lista de seguimiento muestran una lista breve, Prepárese para renovar, y los recordatorios de ese período enlazan a ella. Enumera lo que usted revisa por su cuenta: que todavía puede iniciar sesión en su propia cuenta de Login.gov, que el Entity Administrator, el administrador de la entidad, todavía trabaja allí y puede iniciar sesión, que su nombre legal y su dirección física todavía coinciden con sus documentos de constitución donde la empresa los tiene, que el nombre y el número de contribuyente que dará coinciden con lo que tiene el IRS, que sus datos bancarios están al día, que sus puntos de contacto siguen siendo las personas correctas, y que sus códigos NAICS todavía describen lo que usted vende. Un último punto, opcional, es para las empresas con un perfil en la Small Business Search de la SBA: que ese perfil sigue al día.

Junto al nombre y la dirección, los contactos y los códigos NAICS, la lista muestra lo que decía el registro público en nuestra última lectura, con su fecha, para que lo compare con sus propios documentos. No se pide ningún dato, las marcas son notas suyas, y empiezan de cero para la próxima fecha de vencimiento. El último paso es empezar su renovación en el copiloto.

Cuando usted presiona Anotar que envié en una hoja de trabajo de renovación en el copiloto, su lista de seguimiento dice que la renovación se envió ese día y que esperamos a que el registro público muestre la nueva fecha. La lista de revisión no se muestra mientras espera, y otra cuenta que sigue el mismo registro no recibe este aviso.

Los recordatorios siguen llegando en sus días, con la fecha de vencimiento real, y dicen que usted nos dijo que la renovación se envió y que le avisaremos cuando el registro público muestre la nueva fecha. La línea se quita cuando una lectura muestra la nueva fecha, o, si ninguna la muestra después de un tiempo, los recordatorios vuelven a sus palabras de siempre. Nada aquí dice que la renovación salió adelante, ni cuándo saldrá: eso lo dice el registro público.

En Quién más recibe recordatorios, usted puede agregar hasta tres personas más a un registro que sigue, por ejemplo a quien hoy se encarga de SAM.gov en la empresa. Cada una recibe un correo con un enlace para confirmar, y nada más hasta que confirme.

Cuando confirman, reciben los recordatorios y avisos de estado de ese registro, en inglés o en español según usted elija, aunque sus propios avisos estén en pausa. El nombre que usted les da solo lo ve usted y nunca va en un correo. Puede enviar un enlace nuevo una vez al día, y el anterior deja de funcionar.

Cada correo que reciben lleva su propio enlace para dejar de recibirlos. Detiene los correos de ese registro solo a esa persona, y deja sus avisos y los de los demás como están. Usted puede quitar a cualquiera de la lista, y una dirección que dejó de recibir los correos de este registro no se puede volver a agregar desde su cuenta.

Lo que ven los compradores en su registro público enumera lo que mostraba el registro público de SAM.gov en nuestra última lectura: el nombre legal de la empresa, un nombre comercial (DBA), la ciudad y el estado, el sitio web (cuando nuestra última lectura tiene ese dato), cuántos códigos NAICS hay y cuál es el principal, cuántos códigos PSC hay, los tipos de empresa y las entradas de la SBA tal como se publicaron, el código CAGE, y si figura algún punto de contacto y cuántos, nunca quiénes. Cada línea dice si el dato se muestra en su registro público, con una frase sobre qué es.

Dice lo que se muestra, no lo que debería mostrarse. No elige ningún código, no dice nada sobre el tamaño ni sobre requisitos, y no dice que encontrarán a la empresa. Sale de nuestra lectura guardada, sin una consulta nueva a SAM.gov, y no lo escribe ninguna IA.

Cuando nuestra última lectura no encontró un registro público, dice No encontrado O excluido de la visualización pública. Que un registro aparezca en la búsqueda pública depende de una casilla en SAM.gov, “include in public search” (incluir en la búsqueda pública), que se marca al iniciar, actualizar o renovar un registro, y SAM.gov dice que un registro fuera de la búsqueda pública sigue visible para los usuarios federales.

Si también usa las oportunidades de contratación, su lista de seguimiento puede mostrar una línea donde los códigos NAICS de su perfil de oportunidades y los del registro público no son los mismos: cuántos códigos están en uno y no en el otro, tal como leímos el registro en una fecha dada, con un enlace a su perfil. Solo cuenta. Nunca dice qué lista es la correcta, nunca nombra un código que agregar o quitar, y nunca dice que cambie su registro.

La línea aparece en el registro desde el que se empezó su perfil o, si no hay uno, en el único registro que usted sigue.