Cobrar un contrato federal: su registro, sus datos bancarios y los sistemas de facturación

Hasta el pago final, en un contrato que incluye la cláusula 52.204-13 de la FAR. En el texto codificado, esa cláusula es “System for Award Management Maintenance”, y su párrafo (c) dice que el contratista mantiene su registro en SAM durante la ejecución del contrato y hasta el pago final de cualquier contrato, acuerdo básico, acuerdo básico de pedidos o acuerdo de compra general (blanket purchasing agreement). La reforma de la FAR le cambia el título a “System for Award Management—Maintenance” y pasa la frase al (b)(1), con el mismo alcance: durante la ejecución y hasta el pago final del contrato.

Los dos textos también piden al contratista que revise su registro cada año, para que siga al día, exacto y completo; la reforma lo dice como al menos una vez al año. La Invoice Processing Platform del Tesoro les dice lo mismo a sus proveedores: mantengan al día sus datos en SAM y renueven cada año. La guía sobre la prórroga de un contrato repasa las fechas cuando un contrato dura más que un registro.

A la cuenta bancaria de su registro en SAM.gov. La cláusula 52.232-33 de la FAR, “Payment by Electronic Funds Transfer—System for Award Management” (pago por transferencia electrónica de fondos y SAM), dice en su párrafo (b) que el gobierno paga al contratista con los datos de transferencia electrónica de fondos que figuran en SAM, y que cuando esos datos cambian, el contratista lleva el cambio a SAM. La parte 52 de la reforma de la FAR conserva la cláusula con el mismo título, la misma fecha y el mismo párrafo (b).

El párrafo (d) dice qué pasa cuando esos datos en SAM están mal: el gobierno no tiene que pagar hasta que se corrijan, y la factura no cuenta como una factura válida (proper invoice) a efectos del pago puntual (prompt payment). Así que, cuando su empresa cambia de cuenta bancaria, el cambio va en su registro en SAM.gov.

Por PIEE, el Procurement Integrated Enterprise Environment, que su página de inicio llama la principal aplicación de compra a pago (procure-to-pay, P2P) del Departamento de Defensa y de sus agencias de apoyo. Su módulo de pagos es Wide Area Workflow (WAWF), que PIEE describe como un sistema web seguro de facturación, recepción y aceptación electrónicas que reúne el contrato, la factura y el informe de recepción para pagar a un proveedor. PIEE también nombra myInvoice, ahora parte de PIEE, para consultar el estado de un pago.

La página de primeros pasos para proveedores de PIEE, leída el 12 de octubre de 2026, da los pasos en este orden. Registrarse en SAM; ese paso es obligatorio. Una persona que representa a la empresa pide a la mesa de ayuda de PIEE (PIEE Help Desk) que agregue el código CAGE de la empresa, el código de cinco caracteres que identifica la ubicación de un proveedor, a un grupo de proveedores. El punto de contacto de negocios electrónicos (EB POC) que figura en SAM designa a un Contractor Administrator, el administrador del contratista, y solo esa persona puede hacerlo; una empresa de una sola persona también tiene uno, y puede ser el dueño. El Contractor Administrator se inscribe en PIEE como proveedor y luego acepta a cada usuario adicional, que también se inscribe. Por último, la empresa decide si necesita envíos por lotes (batch feeds) de WAWF.

PIEE dice que sus accesos son individuales y no deben compartirse, y que el EB POC y la dirección de la empresa le llegan desde SAM.gov. La cláusula 252.232-7006 de la DFARS, “Wide Area WorkFlow Payment Instructions”, pide a un contratista que usa WAWF dos de los pasos de arriba: un punto de contacto de negocios electrónicos designado en SAM, y su propia inscripción para usar WAWF. Cada persona se inscribe en PIEE por su cuenta, en piee.eb.mil; Firmenza nunca inicia sesión en PIEE y no tiene ningún papel en él.

Según el Fiscal Service del Tesoro, la IPP es un programa seguro, en la web y centralizado con el que las agencias federales gestionan mejor la facturación de bienes y servicios, desde la orden de compra hasta el aviso de pago. El Fiscal Service la ofrece sin costo a las agencias federales y a sus proveedores.

Usted no se inscribe en la IPP por su cuenta. La página de inscripción de proveedores de la IPP, leída el 12 de octubre de 2026, dice que un proveedor que tiene que facturar por la IPP no se comunica con la IPP para inscribirse: la agencia con la que trabaja inicia la inscripción. Luego la IPP envía al primer administrador del proveedor un correo con un enlace; esa persona inicia sesión con su propia cuenta de ID.me o de Login.gov, o crea una, y agrega a los demás usuarios. Los proveedores usan el módulo Collector de la IPP para ver órdenes de compra, enviar facturas y ver la información de pago. Firmenza nunca inicia sesión en la IPP y no tiene ningún papel en ella.

A SAM.gov. La GSA cerró eSRS.gov, el Electronic Subcontracting Reporting System, el 20 de febrero de 2026, y la página de sam.gov “Subcontracting Plan Reporting in SAM” dice que todos los informes de subcontratación están ahora en SAM.gov. Si su contrato le pide esos informes está en sus términos, y el funcionario de contratación puede decírselo.

Porque hay dos textos de la FAR vigentes a la vez. La reforma de la FAR publica un texto nuevo para cada parte en acquisition.gov, y cada agencia lo adopta como una desviación de clase (class deviation) en su propia fecha. Para la parte 4, donde la regla del registro está ahora en la 4.203, la guía de desviaciones da el 14 de agosto de 2025 como fecha de emisión; la GSA la adoptó con vigencia desde el 3 de noviembre de 2025, y el Departamento de Defensa desde el 17 de febrero de 2026. La FAR codificada sigue vigente para una agencia que no la ha adoptado.

Lo que esta guía dice en lenguaje sencillo vale con los dos textos, y los números de sección están para que usted pueda leer la regla en acquisition.gov. Qué texto se aplica a su contrato es una pregunta para el funcionario de contratación.

Cada una de estas cosas le toca a su empresa, en su propio lugar: mantener el registro en SAM.gov activo y sus datos bancarios al día, en SAM.gov; inscribirse en PIEE cuando un contrato del Departamento de Defensa pide facturas por WAWF, en piee.eb.mil; y aceptar la inscripción en la IPP que inicia su agencia, en ipp.gov, cada persona con su propio acceso. Firmenza no envía facturas y no tiene ningún papel en un pago. Puede vigilar su registro y avisarle por correo antes de su fecha de vencimiento.

Para los términos de pago del contrato, el funcionario de contratación es la primera persona a quien preguntar, y la mesa de ayuda de PIEE responde preguntas sobre PIEE. Para el registro, el Federal Service Desk, la mesa de ayuda del sistema, y los asesores gratuitos de los APEX Accelerators, centros financiados por el Departamento de Defensa, los Small Business Development Centers, centros de desarrollo de pequeñas empresas, y SCORE, una red de mentores voluntarios, ayudan sin costo. Las preguntas sobre el tamaño, la propiedad o una certificación tratan de sus propios hechos: la tarjeta justo debajo de esta guía es donde preguntar.