Qué muestra SAM.gov al público sobre un registro, y qué no

El correo electrónico, el teléfono y el fax de sus contactos no están en el nivel público. Solo un usuario del gobierno con el permiso adecuado puede pedirlos. El segundo nivel del documento se llama FOUO, una categoría de información no clasificada controlada (CUI). Abarca tanto las entidades disponibles al público como las que quedaron fuera de la visualización pública. Sus datos incluyen la jerarquía, los niveles de seguridad de la empresa y de sus empleados, y el correo electrónico, el teléfono y el fax de cada punto de contacto. Para pedirlo, el usuario necesita una cuenta de sistema federal con el permiso Read FOUO. Así, el nombre y la dirección de un contacto están en el nivel público, pero su correo electrónico, su teléfono y su fax no.

El documento de la GSA sobre los extractos, los archivos masivos, dice lo mismo. Los extractos públicos de entidades contienen las entidades disponibles al público y sus datos no clasificados, que están disponibles bajo la Ley de Libertad de Información (Freedom of Information Act, FOIA). Los extractos FOUO agregan las entidades que quedaron fuera de la visualización pública y sus datos FOUO. La lista de verificación que publica SAM.gov dice que la información no sensible de una entidad sigue disponible para los usuarios del gobierno federal y para quienes descargan el archivo de datos públicos de SAM.

No, su EIN no está en los niveles que el documento de la GSA llama público y FOUO. El tercer nivel, el de datos sensibles, abarca a todas las entidades, se muestre su registro al público o no. Contiene la información bancaria y el SSN, el TIN o el EIN. Para pedirlos, el usuario necesita una cuenta de sistema federal con el permiso Read Sensitive. La página de la GSA sobre cómo registrar una empresa dice que SAM.gov reúne la información del contribuyente porque es necesaria para recibir el pago de un contrato, cobrar deudas y cumplir los fines de reporte del gobierno.

Esta guía cuenta lo que los documentos de la GSA dicen sobre la interfaz de SAM.gov, y nada más. No dice nada sobre ningún otro sistema ni sobre ninguna otra copia del número. El identificador público de su empresa es el UEI, que cualquiera puede buscar. ¿Un UEI es lo mismo que un EIN? mantiene separados a los dos.

No. Antes SAM.gov ofrecía la opción, y hoy ya no. La lista de verificación que publica SAM.gov dice que los registros visibles al público muestran el estado del registro, el nombre legal de la empresa y la dirección física. Dice que se puede restringir la visualización pública del registro desmarcando una casilla. Si se hace, el registro no será visible para otras entidades no federales ni para los gobiernos estatales y locales que quieran hacer negocios con la empresa. Las páginas de registro de SAM.gov dicen ahora que SAM.gov “has discontinued the opportunity to opt out of public search”, es decir, que dejó de ofrecer la posibilidad de quedar fuera de la búsqueda pública. La revisión final de un registro muestra la autorización de búsqueda fijada en sí, sin nada que elegir.

El documento de la API de la GSA todavía tiene un campo que indica si la entidad eligió la visualización pública o quedar fuera de ella. Sus niveles FOUO y sensible todavía incluyen a las entidades que quedaron fuera. Así que un registro que quedó fuera de la búsqueda pública con la opción de antes puede seguir oculto en una consulta pública. Por eso un resultado vacío se lee como no encontrado o excluido de la visualización pública. Qué significa “no encontrado o excluido de la visualización pública” explica los motivos por los que una consulta puede salir vacía.

Parte de los reportes pasa por el propio registro. Cada año, un contratista que cumple dos condiciones de ingresos, y cuya compensación de ejecutivos no es ya pública por declaraciones de valores o de impuestos, reporta los nombres y la compensación total de sus cinco ejecutivos mejor compensados. Ese reporte forma parte de su registro en SAM, y la ley exige que toda la información reportada se haga pública (FAR 52.204-10). La lista de verificación hace las mismas preguntas en palabras sencillas, entre ellas si el público ya tiene acceso a información sobre la compensación de los ejecutivos principales.

La misma cláusula hace que un contratista principal reporte cada subcontrato de primer nivel igual o superior a un umbral. El reporte da el identificador único de entidad del subcontratista, su nombre, su dirección y los datos de la adjudicación, y esa información también se hace pública (FAR 52.204-10). ¿Un subcontratista necesita registrarse en SAM.gov, o le basta con un UEI? trata lo que eso significa para un subcontratista.

Una consulta pública muestra el nivel público tal como estaba cuando se leyó. No puede ver los niveles FOUO ni sensible, y no puede ver dentro de la cuenta de nadie en SAM.gov. No puede distinguir un registro que no existe de uno que quedó fuera de la búsqueda pública, ni de uno cuyo identificador aún no se ha emitido. Un resultado vacío es la ausencia de evidencia, no una conclusión sobre la empresa. El dueño del registro es quien puede decir por qué.

La revisión gratuita de Firmenza lee el nivel público de la Entity Management API, la misma información que cualquiera puede buscar, a través de la interfaz publicada, y el informe lo dice en la página. No pide los niveles FOUO ni sensible y no tiene un campo para ellos, así que un informe no puede mostrar datos del contribuyente ni datos bancarios. Qué revisa el informe de Firmenza, y qué no enumera lo que un informe lee del registro público.

Las descripciones de niveles de la GSA dicen “such as”, es decir, son ejemplos y no una lista completa de todos los campos de cada nivel. Esta guía no pudo leer los artículos del Federal Service Desk sobre la búsqueda pública, las páginas de ayuda de SAM.gov ni la declaración de la Privacy Act que SAM.gov muestra durante un registro. Se apoya en los documentos de la API de la GSA, la lista de verificación, la página de la GSA sobre cómo registrar una empresa y las páginas de registro de SAM.gov tal como se leyeron durante un registro. Esas fuentes no dicen si un registro que quedó fuera de la búsqueda pública con la opción de antes sigue oculto hoy.