Cómo revisa un funcionario de contratación a una empresa antes de adjudicar: la responsabilidad según la FAR 9.104-1

Para ser determinada responsable, una empresa tiene que cumplir siete estándares generales. La regla los enumera en este orden (FAR 9.104-1):

1. Tener recursos financieros adecuados para ejecutar el contrato, o la capacidad de obtenerlos.
2. Poder cumplir el calendario de entrega o de ejecución exigido o propuesto, teniendo en cuenta todos sus compromisos comerciales y gubernamentales vigentes.
3. Tener un historial de desempeño satisfactorio. El mismo párrafo agrega un límite. No se puede determinar que una empresa es responsable o no responsable únicamente por la falta de historial de desempeño pertinente. La excepción son los estándares especiales que prevé la FAR 9.104-2.
4. Tener un historial satisfactorio de integridad y ética empresarial.
5. Tener la organización, la experiencia, los controles contables y operativos y las destrezas técnicas necesarios, o la capacidad de obtenerlos, incluidos, según corresponda, procedimientos de control de la producción, sistemas de control de bienes, medidas de aseguramiento de la calidad y programas de seguridad para los materiales o servicios de que se trate.
6. Tener el equipo y las instalaciones de producción, construcción y técnicas necesarios, o la capacidad de obtenerlos.
7. Estar por lo demás calificado y ser elegible para recibir una adjudicación según las leyes y los reglamentos aplicables.

La regla también dice cómo aplica el funcionario esos estándares. Para los estándares sobre recursos, el funcionario necesita pruebas aceptables de que la empresa puede obtener lo que le falta. Esas pruebas son normalmente un compromiso o un acuerdo explícito, vigente al momento de la adjudicación. Sirve para alquilar, comprar o adquirir de otro modo las instalaciones, el equipo, los demás recursos o el personal. La excepción es cuando el contratista ya tiene recursos suficientes o propone subcontratar. Para el historial de desempeño, un contratista que tiene o ha tenido hace poco deficiencias serias en la ejecución de contratos se presume no responsable. Esa presunción cae si el funcionario determina que las circunstancias escapaban realmente a su control, o que tomó medidas correctivas adecuadas. No cumplir los requisitos de calidad de un contrato es un factor significativo. Las empresas afiliadas se consideran normalmente entidades separadas. Pero el funcionario tiene en cuenta el desempeño anterior y la integridad de una afiliada cuando pueden afectar negativamente la responsabilidad del contratista. En una empresa conjunta, el funcionario considera el desempeño anterior de la empresa conjunta. Si eso no demuestra desempeño anterior suficiente para la adjudicación, considera el de cada una de sus partes (FAR 9.104-3).

El funcionario tiene que contar con información suficiente para convencerse de que su empresa cumple los estándares en ese momento. Por lo general la obtiene poco después de la apertura de las ofertas o de recibir las propuestas. Las solicitudes se limitan normalmente al oferente de precio más bajo, o a los oferentes con posibilidades de adjudicación. En la contratación negociada, sobre todo cuando hay investigación y desarrollo, puede obtenerla antes de emitir la solicitud de propuestas. La información sobre los recursos financieros y la capacidad de desempeño se obtiene o actualiza lo más cerca posible de la fecha de la adjudicación (FAR 9.105-1).

El funcionario lee primero los registros del gobierno sobre su empresa. Uno es FAPIIS, el sistema federal de información sobre desempeño e integridad de los adjudicatarios (Federal Awardee Performance and Integrity Information System). Ahí busca al oferente y a cualquier propietario inmediato, empresa predecesora o subsidiaria identificada para él. Mira también la información enlazada a FAPIIS, como la de SAM. Otro es CPARS, el sistema de evaluación del desempeño de los contratistas (Contractor Performance Assessment Reporting System), junto con cualquier otra información pertinente sobre desempeño anterior. El funcionario también debe usar los registros y la experiencia del personal de las oficinas de contratación, de auditoría y de administración de contratos. Su propia oferta o propuesta también cuenta. Eso incluye la certificación de la FAR 52.209-5 o 52.212-3(h), las respuestas a cuestionarios, los datos financieros, la información sobre el equipo de producción y la información sobre el personal. Cuentan además las fuentes comerciales de información sobre proveedores, del tipo que se ofrece a los compradores del sector privado, y los informes de encuestas previas a la adjudicación. Otras fuentes son las publicaciones, los proveedores, subcontratistas y clientes del contratista, las instituciones financieras, las agencias del gobierno y las asociaciones empresariales y gremiales (FAR 9.105-1).

Lo que escribe el funcionario puede seguir a una empresa. El funcionario documenta una determinación de no responsabilidad en FAPIIS cuando se cumplen tres condiciones. El contrato vale más que el umbral de adquisición simplificada. La determinación se basa en la falta de un historial de desempeño satisfactorio, o de un historial satisfactorio de integridad y ética empresarial. Y la Small Business Administration no emite un Certificate of Competency. La información publicada en FAPIIS, salvo las evaluaciones de desempeño anterior, pasa a ser pública después de un periodo de espera. Un oferente o contratista puede ver los datos sobre sí mismo (FAR 9.105-2). Las oficinas de contratación que se enteran de circunstancias que ponen en duda la capacidad de un contratista para ejecutar sus contratos intercambian esa información sin demora (FAR 9.105-1).

Su registro es una de las cosas que lee el funcionario. La regla nombra la información enlazada a FAPIIS, como la de SAM (FAR 9.105-1). Al presentar una oferta, el oferente verifica sus representaciones y certificaciones publicadas en SAM. Verifica que las que se aplican a la solicitud están al día, son exactas y están completas (FAR 52.204-8). De modo que lo que el registro dice de la empresa se lee como declaración de la propia empresa. El funcionario también debe revisar los registros de exclusión de SAM después de la apertura de las ofertas o la recepción de las propuestas, y otra vez justo antes de adjudicar (FAR 9.405). Exclusiones en SAM.gov lo explica. A los oferentes se les pide estar registrados en SAM cuando presentan la oferta (FAR 4.1102), como dice Cómo encontrar contratos federales. La revisión gratuita de Firmenza muestra lo que dice hoy el registro público, incluidos el estado, la fecha de vencimiento y el indicador de exclusión. Cómo revisar su estado en SAM.gov explica el registro público, y Secciones L y M de una solicitud, el lado de la propuesta.

Si su empresa es pequeña y el funcionario la considera no responsable, la SBA tiene voz antes de que la adjudicación vaya a otra. Para una pequeña empresa, el funcionario de contratación sigue la subparte 19.6, Certificates of Competency and Determinations of Responsibility (FAR 9.103). Un Certificate of Competency es la constancia con la que la SBA declara responsable a una pequeña empresa. La emite la Small Business Administration y dice que quien la recibe es responsable a efectos de recibir y ejecutar un contrato específico del gobierno. Eso abarca todos los elementos de la responsabilidad. Esos elementos incluyen capacidad, competencia, aptitud, crédito, integridad, perseverancia, tenacidad y limitaciones a la subcontratación. El programa faculta a la SBA para certificar ante los funcionarios de contratación todos los elementos de responsabilidad de cualquier pequeña empresa para un contrato específico. Se aplica a todas las adquisiciones del gobierno salvo las adjudicaciones 8(a) de fuente única. No alcanza a los requisitos reglamentarios que imponen y hacen cumplir otras agencias federales. Cuando el funcionario determina que el oferente pequeño que aparentemente resultaría adjudicatario no es responsable, lo remite a la SBA para un posible Certificate of Competency. Eso vale incluso si la siguiente oferta aceptable es de otra pequeña empresa (FAR 19.601).

El funcionario retiene la adjudicación y envía el asunto a la SBA. La remisión va a la oficina de área de contratación gubernamental de la SBA que atiende la zona donde la empresa tiene su sede. Lleva un aviso de los elementos de responsabilidad que encontró faltantes. Lleva también copias de la solicitud y de la oferta final de la empresa. Lleva el resumen de ofertas o el memorando de negociación de precios, cualquier encuesta previa a la adjudicación, el paquete de datos técnicos y la demás documentación en que se basó la determinación. No hace falta remisión en dos casos. Uno es cuando se determina, con la aprobación del jefe de la oficina de contratación, que la empresa no está calificada ni es elegible según la FAR 9.104-1(g). El otro es cuando está bajo suspensión o inhabilitación (FAR 19.602-1). La regla de la SBA agrega cuándo debe el funcionario remitir a una pequeña empresa. Es siempre que le niegue una adjudicación por razones de responsabilidad. También cuando se niegue a considerarla tras una evaluación de aprueba o no aprueba bajo un factor del tipo de la responsabilidad, como la experiencia o el desempeño anterior. Y cuando se niegue porque no cumplió un criterio definitivo de responsabilidad de la solicitud. La oficina de área de la SBA informa entonces a la empresa de la determinación negativa. Le ofrece la oportunidad de solicitar un Certificate of Competency hasta una fecha que la SBA fija (13 CFR 125.5).

La carga la lleva la empresa. El oferente que pide un Certificate of Competency tiene que demostrar que es elegible para la revisión. Es decir, que califica como pequeña empresa bajo el estándar de tamaño aplicable. Y que ha aceptado cumplir las limitaciones a la subcontratación y la regla del no fabricante, cuando se aplican. También tiene que demostrar que posee todos los elementos pertinentes de la responsabilidad y que ha superado las objeciones del funcionario. La SBA puede evaluar todos los elementos de la responsabilidad, no solo los citados, y puede visitar la empresa (13 CFR 125.5). Una vez emitido, el Certificate of Competency es concluyente en cuanto a la responsabilidad. El funcionario de contratación acepta la decisión de la SBA y adjudica el contrato a la empresa (FAR 9.105-2). La regla de la SBA dice que después vigila la ejecución. Una negativa no impide que el funcionario adjudique de todos modos a la empresa. Tampoco impide que la empresa presente ofertas en cualquier otra adquisición (13 CFR 125.5). Si una empresa es pequeña bajo un estándar de tamaño es una pregunta que le corresponde responder a usted. La tarjeta justo debajo de esta guía enumera los asesores gratuitos que pueden explicarla.

No puede decir si su empresa cumple algún estándar. No puede decir qué le pedirá un funcionario de contratación en particular. No puede decir si una determinación o un Certificate of Competency saldrá de una manera u otra. No puede decir si su empresa es pequeña para un contrato en concreto. Aplicar los estándares le corresponde al funcionario de contratación, y revisarlos a la SBA. Una pregunta sobre sus propios hechos es para un asesor gratuito o un abogado. Contratos federales para cualquier empresa explica por dónde empieza un primer contrato.