RFP, RFQ e IFB: qué solicitud federal es cuál, y qué pide cada una a cambio

En el propio formulario de la solicitud. El Standard Form 33, Solicitation, Offer and Award, tiene una casilla para el tipo de solicitud, con licitación sellada (IFB) y negociada (RFP) para marcar. El Standard Form 1449, el formulario para productos y servicios comerciales, tiene una casilla para el método de solicitud, con solicitud de cotización (RFQ), invitación a licitar (IFB) y solicitud de propuesta (RFP). Una solicitud de productos o servicios comerciales se arma, en la medida de lo posible, a partir de ese formulario (FAR 12.303).

Una publicación en SAM.gov tiene un tipo propio, como Solicitation o Combined Synopsis/Solicitation. Ese es el tipo de publicación, no el tipo de solicitud. Cómo encontrar contratos federales y la entrada del blog de Firmenza sobre los tipos de publicación explican esos tipos. Los anexos de una solicitud federal dice cuál de los documentos de una solicitud describe el trabajo.

Una licitación sellada, que se abre en público y se juzga por el precio. La licitación sellada es un método de contratación que usa licitaciones competitivas, la apertura pública de las licitaciones y adjudicaciones. Los licitantes presentan licitaciones selladas que se abren a la hora y en el lugar que indica la solicitud. Las licitaciones se evalúan sin conversaciones. Después de la apertura pública, la adjudicación va al licitante responsable cuya licitación se ajusta a la invitación y resulta la más ventajosa para el Gobierno, considerando solo el precio y los factores relacionados con el precio que indica la invitación (FAR 14.101). Los funcionarios de contratación usan licitaciones selladas cuando hay tiempo para ellas, la adjudicación depende del precio y de factores relacionados con el precio, no hacen falta conversaciones con los licitantes y es razonable esperar más de una licitación (FAR 6.401).

Una licitación tiene que seguir la invitación de cerca. Para que se considere para la adjudicación, una licitación debe cumplir la invitación a licitar en todos sus aspectos importantes. Una licitación enviada en un formulario propio del licitante o por carta solo puede considerarse si el licitante acepta todos los términos y condiciones de la invitación, y si una adjudicación sobre ella no se aparta de ellos (FAR 14.301). Los funcionarios de contratación preparan las invitaciones a licitar en un formato uniforme de contrato en la mayor medida posible, con la Sección L como instrucciones, condiciones y avisos a los licitantes y la Sección M como los factores de evaluación para la adjudicación (FAR 14.201-1).

Una propuesta, en una adquisición negociada. Las RFP se usan en las adquisiciones negociadas para comunicar las necesidades del Gobierno a los posibles contratistas y pedir propuestas. Una RFP de una adquisición competitiva describe, como mínimo, la necesidad del Gobierno, los términos y condiciones previstos, la información que debe contener la propuesta, y los factores y subfactores importantes con los que se evaluará, con su importancia relativa (FAR 15.203). Los funcionarios de contratación pueden pedir propuestas competitivas cuando las licitaciones selladas no son apropiadas (FAR 6.401).

Así que una RFP pide más que un precio. Las instrucciones y los factores de evaluación suelen estar en las Secciones L y M, y las Secciones L y M de una solicitud explica qué le dice cada una a un oferente.

Una cotización, que no es una oferta. El Gobierno no puede aceptar una cotización para formar un contrato obligatorio. Cuando el Gobierno emite una orden en respuesta a la cotización de un proveedor, la orden es la oferta del Gobierno para comprar ciertos suministros o servicios en condiciones indicadas. El contrato se forma cuando el proveedor acepta esa oferta. Se le puede pedir al proveedor que acepte por escrito, o puede aceptar entregando lo que se pidió o avanzando con el trabajo hasta un cumplimiento sustancial. Mientras no se acepte, el Gobierno puede cambiar o retirar su oferta con un aviso por escrito (FAR 13.004).

Las solicitudes de cotizaciones también aparecen dentro de contratos que ya existen. En los BPA de adjudicación múltiple sobre un schedule, para una orden por encima del umbral de adquisición simplificada, la entidad que hace el pedido envía una solicitud de cotización a todos los titulares que ofrecen esos suministros o servicios (FAR 8.405-3). Los contratos IDIQ, BPA, GWAC y schedule explica esos vehículos.

Cómo se llama: una invitación a licitar pertenece a la licitación sellada, una solicitud de propuestas a una adquisición negociada, y una solicitud de cotizaciones a la adquisición simplificada.

Qué se envía: una licitación, una propuesta o una cotización. Una licitación y una propuesta son ofertas. Una cotización no lo es.

Cómo se juzga: una licitación por el precio y los factores relacionados con el precio, sin conversaciones. Una propuesta por los factores y subfactores que indica la RFP, con su importancia relativa. Una cotización se convierte en contrato solo cuando el proveedor acepta la orden del Gobierno.

Dónde lo dice cada una: la casilla del propio formulario de la solicitud, y sus propias instrucciones.

No puede decir si una empresa debería responder a una solicitud, qué ofrecer ni cómo escribir la respuesta. Presentar una oferta es siempre una decisión de la propia empresa, y el texto de cada solicitud dice lo que exige.

Hay algo igual para las tres. Un oferente tiene que estar registrado en SAM cuando presenta una oferta o una cotización, y en el momento de la adjudicación, con las excepciones que enumera la FAR (FAR 52.204-7).