IDIQ, BPA, GWAC y contratos schedule: qué significa el vehículo de una publicación de SAM.gov, en palabras de la FAR

Una orden de tarea compra servicios, y una orden de entrega compra suministros, contra un contrato que ya existe. La FAR define la orden de tarea (task order) como una orden de servicios colocada contra un contrato ya establecido o con fuentes del gobierno. La orden de entrega (delivery order) es una orden de suministros colocada de la misma manera. Un contrato de adjudicación múltiple (multiple-award contract) es una de tres cosas. La primera es un contrato Multiple Award Schedule emitido por la GSA, o por una agencia a la que la GSA haya concedido esa facultad, como el Departamento de Asuntos de Veteranos. La segunda es un contrato de órdenes de tarea o de entrega de adjudicación múltiple emitido bajo la subparte 16.5 de la FAR, incluidos los contratos de adquisición para todo el gobierno. La tercera es cualquier otro contrato de entrega indefinida y cantidad indefinida celebrado con dos o más fuentes bajo la misma solicitud (FAR 2.101).

La FAR prefiere más de un adjudicatario, y después los hace competir por cada orden. El funcionario de contratación debe, en la mayor medida posible, dar preferencia a adjudicar varios contratos de cantidad indefinida. Es decir, adjudicaciones bajo una sola solicitud, para los mismos suministros o servicios o parecidos, a dos o más fuentes. La regla enumera excepciones (FAR 16.504). Una vez que hay varios adjudicatarios, el funcionario de contratación da a cada uno una oportunidad justa de ser considerado para cada orden por encima del umbral de microcompra. Eso ocurre con los procedimientos de colocación que fijan la solicitud y el contrato, y con el precio o el costo como uno de los factores de cada selección. Los requisitos de competencia de la parte 6 de la FAR y las políticas de la subparte 15.3 no se aplican a ese proceso de órdenes. En general, el funcionario de contratación no publica una sinopsis de las órdenes bajo contratos de entrega indefinida. Toda orden debe estar dentro del alcance, del periodo de ejecución y del valor máximo del contrato (FAR 16.505).

Un BPA es un arreglo permanente para compras pequeñas y repetidas, como una cuenta de cargo. En la adquisición simplificada, la regla describe el blanket purchase agreement, el acuerdo de compra general, como un método simplificado para cubrir necesidades repetitivas previstas de suministros o servicios. Funciona abriendo cuentas de cargo con fuentes de suministro calificadas. Se piensa para una organización que abastece sus propias operaciones o las de otras oficinas, instalaciones y proyectos (FAR 13.303-1). Un funcionario de contratación puede establecer uno en cuatro situaciones. Se compra en general una gran variedad de artículos de una clase amplia de suministros o servicios, pero no se conocen de antemano los artículos, las cantidades ni los requisitos de entrega exactos. Hacen falta fuentes comerciales para oficinas o proyectos que no tienen ni necesitan facultades para comprar de otro modo. El procedimiento evitaría redactar numerosas órdenes de compra. Y no existe un contrato de requerimientos para el mismo suministro o servicio que la dependencia esté obligada a usar. Un BPA puede establecerse con más de un proveedor para el mismo tipo de suministros o servicios. Puede establecerse con una sola empresa a la que probablemente se le harán numerosas compras iguales o inferiores al umbral de adquisición simplificada, o con contratistas del Federal Supply Schedule. Los proveedores que un funcionario considera son aquellos cuyo desempeño anterior ha mostrado que son confiables. Ofrecen suministros o servicios de calidad a precios consistentemente más bajos, y han atendido numerosas compras iguales o inferiores a ese umbral (FAR 13.303-2).

Un BPA bajo un schedule funciona casi igual, sobre un contrato schedule. Las oficinas compradoras pueden establecer BPA bajo cualquier contrato schedule para cubrir necesidades repetitivas de suministros o servicios. Lo hacen con el contratista o los contratistas del schedule que representen el mejor valor. El funcionario de contratación da preferencia, en la mayor medida posible, a los BPA de adjudicación múltiple sobre uno de adjudicación única. Un BPA trata la frecuencia de las órdenes, la facturación, los descuentos, los requisitos, como las cantidades estimadas y el trabajo por hacer, los lugares de entrega y los plazos. Bajo un BPA de adjudicación única las órdenes se colocan directamente cuando surge la necesidad. Bajo BPA de adjudicación múltiple, la oficina compradora da a cada titular una oportunidad justa de ser considerado para una orden por encima del umbral de microcompra. Para una orden por encima del umbral de adquisición simplificada, envía una solicitud de cotización a todos los titulares que ofrecen esos suministros o servicios. Les permite cotizar y considera con justicia las respuestas. Ese paso puede dispensarse con una justificación escrita. La regla también limita cuánto duran estos BPA. Uno de adjudicación múltiple, en general, no debería exceder cinco años, y uno de adjudicación única dura un año con las opciones que la regla acota (FAR 8.405-3).

Un GWAC es un contrato de tecnología de la información que una agencia establece y del que muchas agencias colocan órdenes. La FAR define el contrato de adquisición para todo el gobierno (governmentwide acquisition contract) como un contrato de órdenes de tarea o de entrega para tecnología de la información que una agencia establece para uso de todo el gobierno. Lo opera un agente ejecutivo que designa la Oficina de Administración y Presupuesto, o funciona bajo una delegación antigua de facultades de adquisición de la GSA. La Economy Act no se aplica a las órdenes bajo uno de ellos (FAR 2.101). Las órdenes colocadas bajo un contrato de órdenes de tarea o de entrega adjudicado por otra agencia, un GWAC o un contrato multiagencia, no están exentas de la planificación de la adquisición. No pueden usarse para eludir los límites al uso de los fondos (FAR 16.505). Así que un GWAC es una clase particular de contrato de entrega indefinida de adjudicación múltiple, para tecnología de la información.

Un schedule es un catálogo permanente de suministros y servicios comerciales, a precios que la GSA ya determinó justos y razonables. El programa Federal Supply Schedule se conoce también como GSA Schedules Program o Multiple Award Schedule Program. Lo dirige y administra la GSA. Da a las agencias federales un proceso simplificado para obtener suministros y servicios comerciales a precios asociados a la compra por volumen. Se adjudican contratos de entrega indefinida para proveer suministros y servicios a precios declarados por periodos dados. La GSA puede delegar partes del programa, como ha hecho con el Departamento de Asuntos de Veteranos para los suministros médicos. Cada contratista de un schedule publica una lista de precios con todo lo que ofrece bajo su contrato, con los precios y las condiciones de cada número de artículo especial (special item number) (FAR 8.402). Las órdenes y los BPA colocados contra un contrato schedule con los procedimientos de esa subparte se consideran emitidos con competencia plena y abierta. Por eso las oficinas compradoras no buscan competencia fuera de los schedules ni publican una sinopsis del requisito. La GSA ya determinó que los precios de los schedules son justos y razonables, aunque las oficinas compradoras pueden pedir descuentos adicionales antes de colocar una orden (FAR 8.404).

Una publicación que nombra un vehículo suele tratar de una de dos cosas. Una es la adjudicación del vehículo en sí, cuando la agencia está eligiendo quién tendrá el IDIQ, el BPA o el contrato schedule. La otra es una orden o un BPA colocados bajo un vehículo que ya existe. En el segundo caso, las reglas de arriba dicen que las órdenes bajo contratos de entrega indefinida en general no se anuncian con una sinopsis. Las órdenes y los BPA bajo los schedules tampoco se anuncian. Así que una publicación pública sobre una orden es la excepción y no la regla. Las empresas que pueden ser consideradas para ella son las que tienen el contrato o el BPA de base. Cómo encontrar contratos federales explica qué incluye y qué no incluye la lista pública de publicaciones. Códigos de set-aside en las publicaciones de SAM.gov cubre la otra etiqueta que lleva una publicación, que puede aplicarse también a una orden (FAR 16.505).

Lo que una empresa puede hacer con una publicación sobre un vehículo que no tiene es leerla. Una publicación sources sought antes de que se adjudique un vehículo es una solicitud de información, como explica Publicaciones sources sought. Una publicación de adjudicación nombra a quien lo tiene. Firmenza muestra el set-aside de una publicación tal como lo publica SAM.gov y le avisa de un cambio en una publicación guardada. No lee las reglas propias de órdenes de un vehículo, que viven en el contrato. Las coincidencias de oportunidades de contratación en Firmenza recorre lo que muestran las coincidencias.

No puede decir cuáles son los procedimientos de órdenes de un contrato en particular, ni quién tiene un vehículo dado. No puede decir si una empresa debería buscar uno, ni cuál es el tope o el mínimo de un contrato. Cada una de esas cosas está en la solicitud o en el propio contrato. Las secciones de la FAR citadas describen los tipos; los documentos de la propia agencia describen el caso concreto.