Mantener al día el registro de un cliente en SAM.gov: lo que un contador o gerente de oficina puede hacer en Firmenza

Si el cliente sigue su propio registro, su tarjeta de seguimiento tiene Quién más recibe recordatorios, donde puede agregar hasta tres personas más, por ejemplo a quien hoy se encarga de SAM.gov en la empresa. Escribe su dirección de correo electrónico, un nombre que solo él ve y el idioma de sus correos, inglés o español.

Usted recibe un correo con un enlace para confirmar, y nada más hasta que confirme. Después recibe los recordatorios y los avisos de estado de ese registro, aunque los propios avisos del cliente estén en pausa. Cada correo que recibe lleva su propio enlace para dejar de recibirlos, que detiene los correos de ese registro a usted y nada más, y el cliente puede quitarle de la lista en cualquier momento.

Las dos vías funcionan juntas. En su propia lista, usted elige qué seguir y en qué días recibir recordatorios; como persona agregada por el cliente, recibe los mismos recordatorios que él recibe para ese registro, en el idioma que eligió para usted.

La revisión gratuita no necesita cuenta. Usted escribe el nombre legal o el UEI del cliente y el informe lee el registro público de SAM.gov: si el registro está activo, cuándo vence, si pudo encontrarse y qué falta o necesita atención, lo más importante primero. El informe dice que es una revisión basada en reglas de los datos públicos de SAM.gov y que no contiene texto generado por IA.

Bajo Comparta, imprima o guarde este informe, Copiar el enlace le da la dirección del informe para enviársela al cliente, y Envíenme este informe manda el enlace a una dirección. El informe puede imprimirse o guardarse como PDF desde el mismo lugar, con la fecha de vencimiento agregada a un calendario. El enlace no está indexado por los buscadores, y el informe se lee igual para el cliente que para usted. Qué revisa el informe de salud de Firmenza enumera cada hallazgo.

Dos cosas que decirle a un cliente antes de que lea uno. Cuando el registro público no puede encontrarse, el informe dice que el registro no fue encontrado o excluido de la visualización pública, y nunca dice que una empresa no tenga registro. Y un informe muestra solo el registro público. Un registro o una renovación que sigue en revisión, las respuestas a las certificaciones, los datos fiscales y bancarios, el estado de tamaño y todo lo que hay dentro de la cuenta de SAM.gov no están en él, y el informe lo dice en Lo que este informe puede y no puede decirle.

Desde 75 días antes de la fecha de vencimiento, el panel y la lista de seguimiento muestran una lista breve, Prepárese para renovar, y los recordatorios de ese periodo enlazan a ella. Enumera cosas que revisar con el cliente. Son un cambio en la empresa desde el último registro, si el Entity Administrator de la empresa, el administrador de la entidad, sigue en ella, y que el nombre legal y la dirección física sigan coincidiendo con los documentos de constitución donde la empresa los tiene. Luego que el nombre y el número de contribuyente coincidan con lo que tiene el IRS, los datos bancarios, los puntos de contacto y los códigos NAICS. Junto a varios de ellos muestra lo que decía el registro público en nuestra última lectura, con la fecha. Las marcas son sus propias notas, y no se pide nada.

La renovación en sí es de la empresa. Su dueño da sus respuestas y sus firmas en Firmenza, y completamos la renovación a partir de esas respuestas. Cómo funciona la renovación dice en qué consiste una renovación, en los términos de la propia empresa, y Dejar que alguien le ayude dice qué puede y qué no puede hacer por ella quien ayuda.

Si usa Pregunte a Firmenza, el asistente de IA de cada página, en la página de su cuenta, Cómo le responde el asistente tiene una opción que encaja con este trabajo, Estoy ayudando a otra persona con el registro de su empresa. Las opciones le piden al asistente que cambie cómo redacta sus respuestas para usted, no lo que dicen.

El usuario de Login.gov del cliente, su contraseña, un código de su teléfono o un código de un solo uso que SAM.gov le envió por correo. Nada en Firmenza le pide ninguno de ellos, y que cualquier otra persona se los pida ya le dice bastante sobre quien los pide. Lo mismo vale al revés: su propio acceso a Firmenza es un enlace que se le envía por correo, y no hay ninguna contraseña suya que compartir.

Quien se ofrece a ser el Entity Administrator de la empresa ofrece algo que el rol no permite, porque tiene que estar dentro de la empresa. Quien ayuda mantiene el registro en seguimiento, mantiene informado al cliente y mantiene listos los registros propios del cliente; las respuestas y las declaraciones de la empresa siguen siendo de la empresa.