Qué pide cada sección de un registro en SAM.gov

Los datos que identifican a la entidad. La página de SAM.gov dice que el nombre legal de la empresa y la dirección física se validaron cuando la entidad obtuvo su identificador único de entidad (UEI). La sección agrega lo que falta: una dirección postal, que puede ser la misma que la física, y el día y el mes en que cierra el año fiscal. Un sitio web y un nombre o número de división son opcionales. La fecha de inicio de la entidad es la validada, y SAM.gov la muestra ya llenada. Un apartado postal no es una dirección física.

Lo que el IRS va a cruzar. La sección pide el tipo y el número de identificación del contribuyente, el año más reciente en que la entidad presentó papeles ante el IRS, y el nombre y la dirección del contribuyente tal como aparecen en la declaración más reciente. Después hace una pregunta sobre propiedad: si una matriz común que presenta sus declaraciones federales de impuestos de forma consolidada es dueña de la entidad o la controla. Un sí pide el nombre y el número de esa matriz, y la respuesta es la declaración propia de la empresa sobre su propiedad. La sección termina con el consentimiento para el IRS. Por qué falla la verificación del contribuyente en SAM.gov, y qué es el consentimiento para el IRS explica el cruce y el consentimiento.

Cómo está constituida la entidad. SAM.gov pide la estructura de la entidad, como una corporación, una sociedad o una empresa unipersonal, y la estructura de lucro, con o sin fines de lucro. Donde aplican, pide un tipo de institución, un factor de organización como una compañía de responsabilidad limitada, si la entidad fabrica bienes, y el país de constitución. Su página dice que tenga a la vista el documento de constitución de la empresa. Una segunda página enumera las categorías socioeconómicas, los tipos de entidad nativa americana y una pregunta sobre la condición de Disadvantaged Business Enterprise del Department of Transportation. Cada una de esas es una declaración que la empresa hace sobre sí misma.

Quién es dueño de la entidad o la precedió. La sección pregunta si otra entidad es dueña de la que se registra o la controla. Un sí pide el código CAGE o NCAGE de esa dueña y si está fuera de los Estados Unidos. Pregunta si la entidad es sucesora de una predecesora que tuvo un contrato o una subvención federal dentro del periodo que la pregunta indica, y un sí pide los códigos de las predecesoras, de la más reciente a la más antigua. Su última página, Ownership Details, lleva dos representaciones de la FAR 52.209-2: si la entidad es una corporación nacional invertida (inverted domestic corporation) y si es filial de una. Cada una es una declaración propia de la empresa.

Cómo le paga el gobierno a la entidad. La sección pregunta si la entidad acepta tarjetas de crédito. Para el pago pide una cuenta bancaria y su número de ruta, el tipo de cuenta, el nombre de la institución financiera y una forma de contactarla, y una dirección de pago para cuando el depósito directo no esté disponible. Las preguntas de compensación de ejecutivos preguntan por la parte y el tamaño de los ingresos de la entidad que vienen de fuentes federales, y si la compensación de sus altos ejecutivos ya es pública. La página de SAM.gov dice que tenga listo un estado de cuenta bancario o un cheque anulado. Esta guía no muestra ningún número de cuenta ni lo pide.

Si ciertos procesos, deudas o exclusiones afectan a la entidad o a sus directivos. La sección abre con una pregunta de entrada que nombra la FAR 52.209-7, la FAR 52.209-9 y el apéndice XII de 2 CFR 200, y solo un sí lleva a las preguntas sobre procesos federales y estatales relacionados con una adjudicación. Sus otras páginas preguntan por condenas, sentencias civiles y cargos pendientes por los delitos que enumera, y por impuestos federales impagos o morosos. Preguntan por exclusiones, donde SAM.gov dice primero lo que muestran sus propios registros sobre la entidad, y por un contrato concluido por causa dentro del periodo que la pregunta indica. Cada una cita la cláusula de la FAR a la que sirve. Cada una es una declaración propia de la empresa sobre sí misma, que esta guía explica y nunca responde.

Qué vende la entidad y qué tamaño tiene. La sección pide los códigos NAICS, que describen el tipo de trabajo que hace su empresa, con uno marcado como principal, que según SAM.gov se usa para determinar el tamaño de pequeña empresa, y los códigos de productos y servicios, que son opcionales. Después pide el tamaño de la empresa: el número de empleados y los ingresos anuales, en todo el mundo, contados según las reglas de la Small Business Administration en 13 CFR 121, con la propia ubicación de la entidad como dato opcional. Con esas cifras SAM.gov arma una tabla que pone el estándar de tamaño de cada código NAICS junto a la entidad. Después viene la pregunta de Small Disadvantaged Business de la FAR 52.212-3, y una respuesta de arquitectura e ingeniería aparece solo con los códigos NAICS que nombra. Códigos PSC y NAICS: qué es cada uno y dónde aparece cada uno explica las dos listas; si la entidad es pequeña es su propia declaración.

Tres cosas opcionales: el nivel más alto de habilitación de seguridad que la entidad mantiene para un empleado y para sus instalaciones; los datos de intercambio electrónico de datos (EDI), que le da su proveedor de red; y figurar en el Disaster Response Registry. Un sí al registro pregunta si la entidad necesita fianzas para presentar ofertas en contratos, y qué zonas atiende.

Las personas con las que el gobierno puede comunicarse sobre el registro. En un registro All Awards tres son obligatorios. Un contacto de cuentas por cobrar recibe y gestiona los pagos federales. Un contacto de negocios electrónicos controla el acceso de la entidad a los sistemas federales de negocios. Un contacto de negocios con el gobierno es a quien oficinas como el programa CAGE escriben sobre el registro. Cada uno necesita un nombre, un correo electrónico y un teléfono, y los dos últimos una dirección. Los contactos opcionales cubren el desempeño anterior y los suplentes. La página de SAM.gov dice que agregar un contacto no le da a esa persona acceso al registro de la entidad; Quién debe ser su Entity Administrator en SAM.gov trata del rol que sí lo da.

Financial Assistance Response hace una pregunta de entrada: si la entidad quiere solicitar asistencia financiera federal o ya la recibe. Un sí abre las certificaciones y representaciones generales para la asistencia financiera federal, una lista numerada que cita 2 CFR 200 y otras leyes. Debajo hay una casilla en la que la persona que inició sesión da fe de su exactitud bajo 18 U.S.C. § 1001 y la False Claims Act.

Defense Response pregunta si la entidad quiere presentar ofertas en contratos que emite o financia el Department of Defense, o ya tiene alguno. Un sí abre las representaciones del DFARS como preguntas sencillas de sí o no agrupadas por tema: operaciones y finanzas, propiedad extranjera y servicios satelitales. Cada una nombra su cláusula del DFARS, y se revisan frente a las cláusulas al final.

Offer-Level Representations and Certifications reúne las representaciones de la FAR que aplican a adquisiciones concretas: ubicación, precios, productos y servicios de tecnología, productos finales extranjeros y productos designados por la EPA. Varias ofrecen una tercera respuesta, que el proveedor dará la información con cada oferta concreta. Cada certificación de las tres secciones es una declaración propia de la empresa, que responde la persona que la empresa designa, después de un aviso sobre lo que significa una declaración falsa. Esta guía no sugiere ninguna respuesta.

Tres páginas. Review Entity Data repite la revisión de cada sección con un enlace para editar. Termina con el permiso de búsqueda, que SAM.gov muestra fijo en sí porque ya no ofrece la opción de excluirse de la búsqueda pública. Review Representations and Certifications muestra las respuestas de asistencia financiera con su confirmación y enumera las cláusulas de la FAR y del DFARS que el registro completó. Una confirmación allí nombra a la persona que inició sesión y cubre toda la tabla de NAICS. Submit Registration lleva la advertencia de SAM.gov de que una declaración falsa a sabiendas puede perseguirse bajo 18 U.S.C. § 1001 y la False Claims Act.

Más que las tres secciones de certificaciones. En la disposición de SAM.gov varias declaraciones están dentro de las secciones de datos: la pregunta de la matriz común en Taxpayer Information, las categorías socioeconómicas en Business Types y las dos representaciones de propiedad en Entity Relationships. También cada página de Legal Proceedings, y las cifras de tamaño y la pregunta de Small Disadvantaged Business en Goods & Services. El tamaño, la afiliación, la propiedad y las exclusiones son preguntas sobre los hechos propios de la empresa. Esta guía explica dónde se hace cada pregunta y nunca qué responder. Un asesor gratuito de APEX Accelerator, SBDC o SCORE, o un abogado, lee esos hechos con usted, y la tarjeta justo debajo de esta guía indica dónde preguntar.

Describe un registro All Awards de una empresa de los Estados Unidos, tal como se leyeron sus páginas mientras se completaba uno. El camino de Financial Assistance, una renovación, una entidad gubernamental y una entidad fuera de los Estados Unidos no se leyeron, y en su lugar se cita la lista de verificación de SAM.gov para la lista de Financial Assistance. Las pantallas de SAM.gov cambian, así que esta guía nombra lo que pide cada sección y nunca cómo avanzar por ellas.

El copiloto de Firmenza hace las preguntas de cada sección una por una, en el orden de SAM.gov y en palabras sencillas, y Usar el copiloto, de principio a fin muestra cómo se ve. ¿SAM.gov está en español? Las palabras en inglés que va a encontrar explica los nombres de las secciones para quien lee en español. Completamos su registro en SAM.gov a partir de sus respuestas. Un especialista de Firmenza revisa su solicitud.