Por qué su lista para renovar se abre 75 días antes de la fecha
Qué puede demorar una renovación en SAM.gov y por qué la lista de Firmenza para renovar se abre 75 días antes de la fecha.
El equipo de Firmenza · ·
¿Por qué empezar 75 días antes de la fecha?
Un registro en SAM.gov dura un año desde el día en que quedó activo, y el registro indica la fecha en que vence. Renovar no es hacer un registro nuevo. Es el mismo registro, leído de nuevo, corregido donde algo cambió y enviado otra vez.
Una renovación pasa por las mismas comprobaciones que el primer registro, incluido el paso en que SAM.gov comprueba su nombre legal y su dirección, y las comprobaciones del contribuyente y del código CAGE, el código de cinco caracteres que identifica la ubicación de un proveedor, después de que usted lo envía. Cualquiera de ellas puede encontrar algo que corregir, y empezar temprano deja margen para corregirlo. Firmenza usa una sola cifra para eso, en todas partes: 75 días.
¿Qué suele salir mal a última hora?
Primero, el acceso. Una renovación necesita a alguien que tenga un rol en la entidad: el Entity Administrator, el administrador de la entidad, o una persona a quien este le dio el rol Data Entry, el de captura de datos. Si quien tenía el rol se fue y nadie más tiene acceso, la empresa nombra un nuevo administrador enviando al Federal Service Desk, la mesa de ayuda del sistema, una carta notarizada (Entity Administrator Appointment Letter), sin costo. Conviene empezarlo bastante antes de una fecha y no durante ella.
Después, los nombres y las direcciones. El nombre legal y la dirección física tienen que coincidir con sus documentos de constitución, carácter por carácter, incluidos el sufijo y la puntuación. Una empresa que se mudó o cambió de nombre desde la última renovación tiene eso que resolver primero.
Luego, las personas. Los puntos de contacto reciben la correspondencia que mantiene vivo un registro, así que un contacto que ya no está, o un buzón que nadie lee, es un hueco que conviene cerrar antes de la fecha.
¿Qué incluye la lista de Firmenza?
Desde 75 días antes de la fecha de vencimiento de un registro que usted sigue, su panel muestra una lista breve llamada Prepárese para renovar, y los correos de recordatorio de ese período enlazan a ella. Usted revisa cada punto por su cuenta y lo marca. No se escribe nada y no se pide ningún número.
Los puntos: todavía puede iniciar sesión en su propia cuenta de Login.gov; el Entity Administrator de su empresa sigue trabajando allí y puede iniciar sesión; su nombre legal y su dirección física siguen coincidiendo con sus documentos de constitución; el nombre y el número de contribuyente que va a dar coinciden con los que tiene el IRS para su empresa; sus datos bancarios para los pagos están al día; sus puntos de contacto siguen siendo las personas indicadas y leen el correo que usted dio; y sus códigos NAICS, que describen el tipo de trabajo que hace su empresa, siguen describiendo lo que usted vende. Un último punto, opcional: si su empresa tiene un perfil en la Small Business Search de la SBA, ese perfil sigue al día. Después, usted empieza su renovación en el copiloto.
¿Y si la fecha ya pasó?
Entonces el registro no está activo hasta que usted lo renueve, y el paso siguiente es una renovación del mismo registro, no un registro nuevo desde cero. La guía sobre un registro vencido explica qué cambia mientras no está activo.
Los recordatorios y la lista de Firmenza siempre usan la fecha real del registro público, nunca un plazo propio.
También existe ayuda gratuita: los APEX Accelerators (financiados por el Departamento de Defensa, gratuitos) y el Federal Service Desk le ayudan sin costo. Creamos Firmenza para que sea útil junto a ellos.
Fuentes
Las guías en que se basa este artículo
Revise su propio registro
La revisión gratuita lee el registro público de SAM.gov y le dice lo que dice — el estado, la fecha de vencimiento y qué merece una segunda mirada.