¿Una organización sin fines de lucro necesita registrarse en SAM.gov?

SAM.gov pide el propósito al iniciar una entidad y describe dos registros con sus propias palabras. Financial Assistance Awards sirve para solicitar subvenciones y préstamos como los describe 2 CFR 200. All Awards agrega presentar ofertas en contratos federales y otras adquisiciones como las describe la Federal Acquisition Regulation. La lista de verificación del registro dice lo mismo. All Awards permite presentar ofertas en contratos y también solicitar asistencia financiera. Financial Assistance Awards Only permite solicitar subvenciones y préstamos, y nada más.

La lista de verificación también enumera qué pide cada registro. Financial Assistance Awards Only tiene cuatro secciones: Unique Entity ID, Core Data, Reps & Certs y Points of Contact. All Awards agrega Assertions, las respuestas de arquitectura e ingeniería, el cuestionario del Defense FAR Supplement cuando aplica y la página complementaria de la SBA para una pequeña empresa. El cuestionario de SAM.gov recomienda Financial Assistance Awards Only a la entidad que quiere trabajar directamente con el gobierno federal solicitando una subvención o un préstamo, pero no contratos. El artículo del Federal Service Desk dice que el cuestionario es solo una herramienta de sugerencia y que puede elegirse cualquiera de las opciones. ¿Se registra en SAM.gov para contratos, subvenciones o ambos? recorre la elección y las certificaciones que pide cada propósito.

Normalmente no. La comparación que SAM.gov hace de sus propósitos marca el código CAGE como emitido a algunas entidades con Financial Assistance y a todas con All Awards. Las preguntas que SAM.gov hace antes de un registro Financial Assistance mencionan un código CAGE solo cuando la entidad solicita o recibe asistencia financiera del Department of Defense. El artículo del Federal Service Desk dice que no hace falta un CAGE ni un NCAGE para Financial Assistance Only. Sí hace falta uno si la entidad se registra para recibir fondos del Department of Defense o va a presentar ofertas en contratos de adquisición. Los códigos CAGE explicados trata el código en sí.

Un UEI solo es un identificador único de entidad sin un registro. La comparación de SAM.gov presenta Unique Entity ID Only como una tercera opción. Le da a la entidad un UEI y la hace visible en la búsqueda. Valida el nombre y la dirección de la entidad, y no tiene validación del contribuyente, ni código CAGE, ni vencimiento. No le permite a la entidad solicitar directamente subvenciones o préstamos federales, ni presentar ofertas en contratos federales como principal. Sí le permite recibir una adjudicación de otra entidad que recibe fondos federales. El cuestionario de SAM.gov lo recomienda a la entidad que piensa recibir una subadjudicación bajo una subvención o un programa de asistencia financiera federal. También lo recomienda a la que piensa solicitar fondos federales que distribuye un gobierno estatal, local, tribal o territorial. Su texto de recomendación describe a esa entidad como una que no piensa hacer negocios ni directa ni indirectamente con el gobierno federal.

La organización que distribuye el dinero puede pedir más que el identificador, y sus propios términos lo dicen. ¿Necesita solo un UEI o un registro completo en SAM.gov? explica el camino de solo el identificador y por qué no es una forma de evitar las certificaciones de un registro.

Una organización que recibe una subadjudicación necesita un UEI, no un registro completo. Un receptor no puede otorgar una subadjudicación a un subreceptor que no haya obtenido un UEI y se lo haya entregado. Los subreceptores no tienen que completar un registro completo en SAM.gov para obtenerlo (2 CFR 25.300). Un subreceptor es la entidad que recibe una subadjudicación de una entidad intermediaria (pass-through entity) para ejecutar parte de una adjudicación federal. Una subadjudicación es la que esa entidad intermediaria otorga con ese fin, y no incluye los pagos a un contratista (2 CFR 200.1). Si el acuerdo de la organización es una subadjudicación o un contrato lo determina la entidad intermediaria (2 CFR 200.331). ¿Un subcontratista necesita registrarse en SAM.gov, o le basta con un UEI? recorre esa determinación y lo que la entidad intermediaria anota sobre un subreceptor.

Un subreceptor también puede recibir otras adjudicaciones federales directamente de una agencia (2 CFR 200.1). Así que una organización que recibe subadjudicaciones y más adelante solicita por sí misma a una agencia se registra entonces, como solicitante. El identificador que ya tiene sigue siendo el mismo.

Las secciones son las mismas para una organización sin fines de lucro que para cualquier entidad. Piden el nombre legal y la dirección física tal como constan en los documentos de constitución, la fecha de inicio y el cierre del año fiscal, el número de identificación del contribuyente para la verificación del IRS, los puntos de contacto y, para los pagos, los datos bancarios. Qué tener listo antes de registrarse en SAM.gov los enumera. Con Financial Assistance la organización hace además las certificaciones y representaciones generales que SAM.gov pide a quien solicita asistencia financiera federal, que el apéndice de la lista de verificación incluye. Cada una es una declaración propia de la organización, que responde la persona que la organización designa. Esta guía dice que existen y no sugiere ninguna respuesta.

Esta guía no puede decir si un programa o un financiador en concreto pide algo más de lo que pide 2 CFR 25, porque las agencias y las entidades intermediarias agregan sus propios términos. No nombra los otros registros que un programa puede pedir. Esta guía se basa en la página de registro de solicitantes de Grants.gov y no en sus páginas de registro de organizaciones ni en ninguna de las páginas de ayuda de SAM.gov. Por eso se apoya en las reglas, en esa página, en la lista de verificación de SAM.gov y en las pantallas de propósito de SAM.gov tal como se leyeron al iniciar una entidad.

El copiloto de Firmenza hace las preguntas de SAM.gov una por una para cualquiera de los dos propósitos, Financial Assistance o All Awards, y completamos su registro en SAM.gov a partir de sus respuestas. Un especialista de Firmenza revisa su solicitud. Cómo registrar su empresa en SAM.gov es el orden del trabajo, y una organización sin fines de lucro lo sigue de la misma manera.