Novación o cambio de nombre: cuándo una venta, una fusión o un nuevo nombre cambian un contrato federal, y qué lleva el registro de SAM.gov

Depende de qué cambió legalmente, y esta guía no puede decidirlo por una empresa. La FAR describe las formas y el funcionario de contratación responsable las aplica. En los términos de la regla, un nuevo nombre sin otro cambio en la parte que tiene el contrato es un cambio de nombre. La transferencia a otra entidad legal de los activos con que se ejecuta el contrato, por venta, fusión, consolidación o constitución en sociedad, crea un sucesor. El gobierno puede reconocerlo o no. Un cambio de dueños por una compra de acciones que deja a la misma entidad legal controlando y ejecutando no necesita acuerdo de novación. Si una operación en concreto es una cosa u otra es una pregunta para el funcionario de contratación y, cuando la empresa tiene uno, para su abogado. El acuerdo que firma la empresa es un documento legal con el gobierno.

Todo empieza con una solicitud escrita y unos pocos papeles. El contratista que quiere que el gobierno reconozca a un sucesor o un cambio de nombre presenta una solicitud escrita al funcionario de contratación responsable (FAR 42.1203). Para un cambio de nombre, el contratista envía tres copias firmadas del Change-of-Name Agreement, el acuerdo de cambio de nombre. Envía también una copia de cada uno de tres documentos. El primero es el que hace efectivo el cambio de nombre, autenticado por el estado con jurisdicción. El segundo es la opinión del asesor legal del contratista de que el cambio de nombre se hizo debidamente conforme a la ley aplicable, con su fecha de efecto. El tercero es una lista de todos los contratos y órdenes de compra afectados que siguen pendientes entre el contratista y el gobierno. Da el número y el tipo de cada contrato y el nombre y la dirección de la oficina de contratación. El funcionario puede agregar el valor total en dólares, según las enmiendas, y el saldo pendiente de pago (FAR 42.1205).

El abogado del gobierno lo revisa, y después el funcionario lo anota en cada contrato afectado. Antes de que se firme el acuerdo, el funcionario de contratación responsable hace que el asesor legal del gobierno revise su suficiencia legal. Después envía una copia firmada al contratista y guarda otra en el archivo del caso. Luego prepara un Standard Form 30, Amendment of Solicitation/Modification of Contract, que incorpora un resumen del acuerdo y adjunta la lista completa de los contratos afectados. Van copias para el contratista y para cada oficina de administración de contratos u oficina de contratación involucrada (FAR 42.1203).

Una novación pide más, porque el gobierno está decidiendo si acepta a una parte nueva. El contratista presenta tres copias firmadas del acuerdo de novación propuesto. Presenta también una copia de cada una de cuatro cosas. La primera es el documento que describe la operación, como el contrato de compraventa. La segunda es una lista de todos los contratos afectados entre el cedente y el gobierno a la fecha de la transferencia, con el número y el tipo de cada contrato, la oficina de contratación, el valor total en dólares según las enmiendas y el saldo aproximado pendiente de pago. La tercera son pruebas de la capacidad del cesionario para ejecutar. La cuarta es cualquier otra cosa que pida el funcionario de contratación responsable. Siguen más documentos a medida que estén disponibles. Uno es una copia autenticada del instrumento que hace efectiva la transferencia, como una escritura de venta, un acta de fusión, un contrato, una escritura, un acuerdo o una resolución judicial. Otros son copias, en la forma que describe la regla, de las resoluciones de los directorios y de las actas de accionistas que aprueban la transferencia. Otro es una copia autenticada de la escritura y los estatutos de constitución del cesionario, si se formó una sociedad para recibir los activos. La lista sigue. Pide la opinión de los asesores legales del cedente y del cesionario de que la transferencia se hizo debidamente conforme a la ley aplicable, con su fecha de efecto. Pide los balances de ambas partes inmediatamente antes y después de la transferencia, auditados por contadores independientes. Pide pruebas de que se cumplió cualquier requisito de habilitación de seguridad. Y pide el consentimiento de los fiadores de los contratos listados, si se exigen fianzas, o una declaración de que no se exigen. El funcionario puede acortar la lista cuando el gobierno ya tiene los documentos o sus intereses quedan protegidos de otro modo (FAR 42.1204).

El funcionario consulta a las demás oficinas afectadas, y después decide si la parte nueva conviene al gobierno. El funcionario de contratación responsable avisa a todas las oficinas de administración de contratos y de contratación afectadas. Les pide comentarios u objeciones dentro del plazo que fija la regla. Después decide si reconocer al sucesor conviene al interés del gobierno. Esa decisión se apoya en esos comentarios, en la responsabilidad del sucesor propuesto según la subparte 9.1, y en cualquier factor relativo a su ejecución de contratos con el gobierno que le impediría ejecutar el contrato de forma satisfactoria. También se evalúan los conflictos de interés organizacionales (FAR 42.1203). Cómo revisa un funcionario de contratación a una empresa explica los estándares de la subparte 9.1. Cuando el gobierno reconoce al sucesor, el acuerdo normalmente establece cuatro cosas. El cesionario asume todas las obligaciones del cedente bajo el contrato. El cedente renuncia a todos sus derechos bajo el contrato frente al gobierno. El cedente sigue respondiendo por la ejecución del cesionario, salvo que se acepte en su lugar una fianza de cumplimiento satisfactoria. Y nada en el acuerdo exime a ninguna de las partes de cumplir la ley federal. Si el gobierno no está de acuerdo con la transferencia, el contratista original sigue obligado contractualmente con el gobierno, y el contrato puede resolverse por incumplimiento si ese contratista no ejecuta (FAR 42.1204).

Lo tramita el funcionario que ya administra sus contratos, o el que tiene el mayor saldo pendiente. Si alguno de los contratos afectados fue asignado a un funcionario administrativo de contratación, ese funcionario es el responsable. Cuando los contratos están en más de una planta o división, lo es el que atiende la oficina central. Si ninguno fue asignado, lo es el funcionario de contratación responsable del mayor saldo pendiente de contratos. Ese saldo cuenta lo no facturado y lo facturado pero no pagado. Cuando hay varios cedentes, la regla elige por ese mismo saldo (FAR 42.1202). Un solo acuerdo cubre la lista completa de contratos afectados, y por eso los dos acuerdos piden esa lista.

El registro es de donde el funcionario de contratación toma su nombre, así que el nombre que hay allí va atado al acuerdo. Los funcionarios de contratación usan el nombre legal de la empresa o su nombre comercial (doing business as) y la dirección física del registro del contratista en SAM, para el UEI, el identificador único de entidad, que este indica. Los usan para identificar al contratista en el contrato y en todos los formularios e intercambios de datos correspondientes. No cambian los datos obtenidos de SAM. La regla une después el registro con la subparte 42.12. Suponga que un contratista cambió legalmente el nombre de su empresa o su nombre comercial, el que muestre el contrato, o que transfirió los activos con que ejecuta el contrato. Suponga que no ha completado los requisitos de novación o de cambio de nombre. Ese contratista avisa por escrito y con anticipación al funcionario de contratación responsable de su intención de cambiar el nombre en SAM, en el plazo que fija la regla. Cumple la subparte 42.12, acepta por escrito el calendario y los procedimientos del funcionario, y entrega documentación que respalde el nombre cambiado legalmente (FAR 4.1102).

Cambiar el nombre en SAM sin el acuerdo tiene un costo. Suponga que el contratista no sigue la cláusula de la FAR 52.204-13, System for Award Management Maintenance, y que no existe un acuerdo de novación o de cambio de nombre debidamente firmado. Entonces la información de SAM que muestre al contratista como alguien distinto del que nombra el contrato se considera información incorrecta. Lo es en el sentido del párrafo de suspensión de pagos de la cláusula de transferencia electrónica de fondos del contrato. El contratista tampoco cambia el nombre ni la dirección de pago en su registro de SAM para reflejar a un cesionario de créditos; el cesionario se registra por separado (FAR 4.1102). En el registro mismo, un cambio del nombre legal o de la dirección física es un dato que se anota en el registro, como describe Actualizar o renovar. SAM.gov comprueba un nombre legal cambiado contra la documentación de la empresa, como explica Nombres y direcciones que coinciden. Cambiar su registro a mitad de año dice cómo avisar a Firmenza de un cambio. La subparte 42.12 no menciona el código CAGE, así que lo que una venta o una fusión hace con uno no es algo que esta guía pueda decir. Los códigos CAGE explicados tiene lo básico de un código que se asigna y no se elige.

No puede decir si su operación es un cambio de nombre, una novación o ninguna de las dos. No puede decir si el gobierno reconocerá a un sucesor, ni qué le pedirá un funcionario de contratación en particular más allá de las listas de la regla. No puede decir qué efecto tiene el cambio sobre el precio, el calendario o las habilitaciones de un contrato. Esas son preguntas para el funcionario de contratación responsable y para su propio abogado. El acuerdo mismo es entre su empresa y el gobierno.