Glosario

Las palabras que usa un registro en SAM.gov, y qué significa cada una.

Afiliación: Las reglas que deciden cuándo dos empresas se cuentan como una para efectos de tamaño: por propiedad, dirección común, relaciones contractuales o lazos familiares, entre otros. La prueba es el control, se ejerza o no, y depende de los hechos.Esto es información general, no asesoría legal para su situación. Para su respuesta específica, consulte a un abogado o a un asesor gratuito de APEX Accelerator, SBDC o SCORE.
APEX Accelerators: Asesores gratuitos de contratación con el gobierno, financiados por el Departamento de Defensa, en cada estado. Se sientan con usted a hacer un registro sin costo. Los Small Business Development Centers y SCORE también asesoran gratis.
Assistance Listing (listado de asistencia): Un programa federal numerado de subvenciones o asistencia, en lo que antes se llamaba el CFDA. Para solicitar uno hace falta un registro Financial Assistance o All Awards.
Categorías socioeconómicas: Los grupos que reconocen los programas federales de contratación: entre ellos pequeña empresa desfavorecida, propiedad de mujeres, propiedad de veteranos y HUBZone. Cada uno tiene su propia definición en el reglamento. Algunos se autocertifican en SAM.gov y otros requieren una certificación de la SBA o de otro organismo; de cualquier modo, la declaración en SAM.gov es suya.Esto es información general, no asesoría legal para su situación. Para su respuesta específica, consulte a un abogado o a un asesor gratuito de APEX Accelerator, SBDC o SCORE.
Certificación sobre cabildeo: Una declaración sobre si se han pagado fondos asignados por el gobierno federal para influir en una adjudicación federal, y sobre revelar otra actividad de cabildeo. Es una certificación, con las consecuencias que eso conlleva.Esto es información general, no asesoría legal para su situación. Para su respuesta específica, consulte a un abogado o a un asesor gratuito de APEX Accelerator, SBDC o SCORE.
Código CAGE: Un código de cinco caracteres que identifica la ubicación de un proveedor ante el Departamento de Defensa y otras agencias. La tabla de SAM.gov: ninguno con Unique Entity ID Only, para algunas entidades con Financial Assistance, y siempre con All Awards. A una entidad de los Estados Unidos que no lo tiene se le asigna después de enviar el registro: no hay nada que solicitar ni nadie a quien pagar. No es su identificador único de entidad.
Código NAICS: Un código de industria de seis dígitos que describe lo que hace una empresa. Los compradores buscan por él, y la Small Business Administration asocia una norma de tamaño a cada uno. Puede consultarlos en census.gov/naics.
Código NCAGE: La misma idea que un código CAGE para una entidad fuera de los Estados Unidos. Una entidad de fuera lo obtiene antes de registrarse, gratis, del sistema de codificación de la OTAN.
DFARS: El suplemento del Departamento de Defensa al FAR. Sus certificaciones adicionales aparecen en SAM.gov si quiere trabajo de defensa.
EFT (transferencia electrónica de fondos): Cómo le paga el gobierno: envía dinero a una cuenta de una institución financiera que usted le da a SAM.gov. Esos datos viven en el nivel sensible de SAM.gov.
Entity Administrator (administrador de la entidad): La persona dentro de su organización que controla el registro en SAM.gov y que puede darle funciones a otras personas en él. La función le corresponde a alguien de la entidad: nunca a un consultor, y nunca a Firmenza. SAM.gov aconseja darle la misma función al menos a otra persona de la organización, para que la empresa no se quede sin administrador cuando alguien se va. Un ayudante de fuera solo puede tener el rol Data Entry, que sirve para registros, renovaciones y actualizaciones, pero no para gestionar funciones.
Estados de la entidad en el Workspace: El Workspace de SAM.gov cuenta cada entidad bajo uno de seis estados. Active Registration: registrada y en condiciones de recibir una adjudicación. Submitted Registration: enviada, a la espera de los cruces con el IRS y con CAGE. Work in Progress Registration: guardada y sin enviar; SAM.gov elimina un borrador que nadie edita durante 90 días. Pending ID Assignment: una solicitud de identificador único en validación, normalmente con un caso abierto; mientras el caso está abierto, nada de la entidad puede actualizarse. ID Assigned: una entidad con identificador único de entidad y sin registro; el identificador no vence. Para registrarla, ábrala desde ID Assigned y elija More y después Register, no Add New Entity ni Renew or Update. Inactive Registration: ya no está activo, normalmente porque venció; se renueva desde Renew or Update. La entidad conserva su identificador único de entidad, y no se puede procesar ninguna adjudicación ni ningún pago mientras el registro está inactivo. Lo que el informe de Firmenza llama Vencido, el Workspace lo muestra como Inactive Registration. La página Check Entity Status de SAM.gov consulta, con la sesión iniciada, una entidad en la que usted tiene un rol, incluida una que todavía espera su identificador único.
FAR: La Federal Acquisition Regulation, el reglamento de los contratos federales. La mayoría de las representaciones y certificaciones de SAM.gov vienen de ahí.
FFATA: La Federal Funding Accountability and Transparency Act. Es la ley detrás de la pregunta sobre la compensación de ejecutivos: pasados ciertos umbrales de dinero federal, algunas entidades informan la compensación de sus cinco ejecutivos mejor pagados, y ese informe es público.
HUBZone: Un programa de la SBA para pequeñas empresas cuya oficina principal está en una Historically Underutilized Business Zone y que cumplen un requisito de residencia de sus empleados. La certificación viene de la SBA, y el mapa de las zonas que califican cambia.Esto es información general, no asesoría legal para su situación. Para su respuesta específica, consulte a un abogado o a un asesor gratuito de APEX Accelerator, SBDC o SCORE.
Inhabilitación, suspensión y exclusiones: Decisiones del gobierno que impiden que una entidad o una persona reciba adjudicaciones federales durante un tiempo. Las exclusiones activas se publican en SAM.gov y cualquiera puede buscarlas. El registro le pide que declare su propia situación.Esto es información general, no asesoría legal para su situación. Para su respuesta específica, consulte a un abogado o a un asesor gratuito de APEX Accelerator, SBDC o SCORE.
Norma de tamaño: El umbral de la Small Business Administration —en ingresos anuales promedio o en empleados— para cada código NAICS. Si una empresa cuenta como pequeña se decide código por código frente a ese umbral, con las reglas de promedio que fija el reglamento, y contando las empresas afiliadas donde las reglas lo exigen.Esto es información general, no asesoría legal para su situación. Para su respuesta específica, consulte a un abogado o a un asesor gratuito de APEX Accelerator, SBDC o SCORE.
Número de identificación fiscal y nombre fiscal: Cómo lo conoce el IRS. SAM.gov los cruza con los registros del IRS, y el cruce falla si el nombre no es el de la declaración. Se ingresan en SAM.gov tal como los tiene el IRS; la hoja de trabajo no tiene ningún campo para ellos.
Pequeña empresa desfavorecida: Una pequeña empresa cuya propiedad y control están en manos de personas desfavorecidas social y económicamente, según define esos términos el reglamento. En SAM.gov es una representación que usted hace sobre su propia empresa.Esto es información general, no asesoría legal para su situación. Para su respuesta específica, consulte a un abogado o a un asesor gratuito de APEX Accelerator, SBDC o SCORE.
Programa 8(a) de desarrollo empresarial: Un programa de la SBA para pequeñas empresas cuya propiedad y control están en manos de personas desfavorecidas social y económicamente. Se entra por solicitud a la SBA, y la participación dura un máximo de nueve años; no es algo que una empresa marque en SAM.gov por su cuenta.Esto es información general, no asesoría legal para su situación. Para su respuesta específica, consulte a un abogado o a un asesor gratuito de APEX Accelerator, SBDC o SCORE.
Propiedad y control: Quién es dueño de la empresa y quién la dirige día a día. La mayoría de las categorías socioeconómicas dependen de ambas cosas: normalmente la propiedad incondicional de una participación mayoritaria y el control de la dirección y de las operaciones diarias por las mismas personas que califican.Esto es información general, no asesoría legal para su situación. Para su respuesta específica, consulte a un abogado o a un asesor gratuito de APEX Accelerator, SBDC o SCORE.
PSC (código de producto y servicio): Un código de cuatro caracteres que describe un producto o servicio concreto que compra el gobierno. Es más estrecho que un código NAICS y se usa en las solicitaciones y las adjudicaciones. El PSC Manual en acquisition.gov los enumera.
Punto de contacto: Una persona con nombre a la que el gobierno pueda llegar sobre el registro. Los nombres y las direcciones que se dan aquí son públicos. Elija personas que sigan aquí, y sigan leyendo ese buzón, dentro de un año.
Recover Entity (recuperar el acceso a una entidad): El botón del Workspace para obtener acceso a un registro existente que usted no administra. Busca la entidad por su identificador único, su código CAGE o su nombre y dirección, y pide acceso a su Entity Administrator; si no tiene ninguno, la empresa nombra uno enviando al Federal Service Desk una carta notarizada (Entity Administrator Appointment Letter). Solo alguien con un puesto en la entidad puede ser su Entity Administrator; un ayudante de fuera recibe el rol Data Entry.
Registro Activo: El estado que un registro tiene que alcanzar antes de que se pueda hacer una adjudicación. Enviado no es Activo: en medio ocurren el cruce con el IRS y el de CAGE, y SAM.gov indica contar al menos diez días hábiles después de enviar.
Representaciones y certificaciones: El bloque de declaraciones que quien se registra hace al gobierno: sobre tamaño, propiedad, conducta pasada y mucho más. Cada una se hace bajo pena de ley, y ningún programa puede responder ninguna por usted.Esto es información general, no asesoría legal para su situación. Para su respuesta específica, consulte a un abogado o a un asesor gratuito de APEX Accelerator, SBDC o SCORE.
SAM.gov: El registro del gobierno federal de las empresas y organizaciones que pueden recibir contratos y asistencia. Hay que renovarlo todos los años.
SDVOSB y VOSB: Pequeña empresa propiedad de veteranos con discapacidad de servicio y propiedad de veteranos. La certificación pasa por el programa Veteran Small Business Certification de la SBA, y se apoya en la condición de veterano, la propiedad y el control.Esto es información general, no asesoría legal para su situación. Para su respuesta específica, consulte a un abogado o a un asesor gratuito de APEX Accelerator, SBDC o SCORE.
UEI (identificador único de entidad): El identificador de doce caracteres que SAM.gov le da a su entidad. Reemplazó al número DUNS en abril de 2022, lo emite SAM.gov y es público.
Unique Entity ID Only (solo el identificador único): Uno de los tres propósitos de SAM.gov, y no es un registro. SAM.gov comprueba el nombre legal y la dirección y emite un identificador único de entidad, y nada vence. Una entidad que solo tiene el identificador no puede ofertar por un contrato ni solicitar una subvención como principal, aunque el identificador basta para recibir una adjudicación de alguien que recibe fondos federales. Para ofertar o solicitar como principal se registra en All Awards o Financial Assistance, y su nombre y dirección comprobados se conservan. Se registra desde el Workspace: ID Assigned, el menú More de la entidad y después Register, nunca desde Add New Entity.
Validación de la entidad: La comprobación de SAM.gov de que su entidad existe, está donde usted dice y no está ya registrada: valida el nombre legal y la dirección física. Si no puede, se suben documentos en sam.gov, que también prueban el año de inicio y el estado de constitución, y el resto del registro se abre después de una revisión. Una renovación o un cambio pueden volver a pasar el nombre y la dirección por la validación.
Vencimiento y renovación: Un registro debe renovarse cada 365 días. La renovación es una actualización que se inicia desde Renew or Update en el Workspace de SAM.gov: se revisa cada sección y después se envía. Según SAM.gov, una actualización pasa por los cruces con el IRS y con CAGE, que pueden tardar hasta diez días hábiles, y una renovación puede volver a pasar por la validación de la entidad. Empiece su renovación unos 75 días antes de que venza.
WOSB y EDWOSB: Women-Owned Small Business, y su variante económicamente desfavorecida. Ambas dependen de la propiedad y el control por parte de mujeres que cumplen las definiciones del reglamento, y ambas requieren una certificación —de la SBA o de un tercero reconocido por la SBA— para presentarse a una reserva de contratos.Esto es información general, no asesoría legal para su situación. Para su respuesta específica, consulte a un abogado o a un asesor gratuito de APEX Accelerator, SBDC o SCORE.