Quién debe ser su Entity Administrator en SAM.gov

Un consultor externo, un contador que usted contrata o un servicio de registro no pueden tener este rol por usted. SAM.gov exige que el Entity Administrator sea interno de la entidad. No es una preferencia ni una buena práctica: así está montado el sistema.

Si un servicio se ofrece a ser su Entity Administrator, esa oferta no encaja con las reglas, y aceptarla pone el control de su propio registro en manos ajenas. Existe una manera admitida de que alguien de fuera le ayude, y es un rol distinto: hay otra guía sobre eso.

Y conviene decirlo sin rodeos: nadie debería pedirle jamás su usuario y su contraseña de login.gov. Usted inicia sesión, siempre. Un servicio que quiere sus datos de acceso le está diciendo algo sobre cómo trabaja.

Elija a alguien que siga en la empresa el año que viene y el siguiente. El registro vence cada año, y para renovarlo hace falta alguien con un rol en la entidad: el Entity Administrator, o un ayudante al que le dio el rol Data Entry, el de captura de datos, porque SAM.gov deja que un ayudante con Data Entry haga registros, renovaciones y actualizaciones, pero no que administre los roles. Así que elegir al pasante que se va en otoño crea un problema con fecha puesta.

Elija a alguien que pueda llegar a los papeles de la empresa. El registro pide datos que salen de los documentos de constitución y de los arreglos bancarios, y una persona que tiene que pedir permiso cada vez irá lenta en un momento en que la lentitud sale cara.

Elija a alguien con suficiente responsabilidad para estar cómodo haciendo declaraciones en nombre de la empresa. Parte de un registro son las representaciones y certificaciones, que son declaraciones al gobierno federal hechas por una persona. Eso no es papeleo para delegar en quien tenga la tarde libre.

Ser el Entity Administrator no significa ser la única persona que puede tocar el registro. SAM.gov tiene otros roles que se pueden conceder a otras personas, de modo que el trabajo se reparta y unas vacaciones no detengan una renovación.

El consejo práctico es sencillo: no deje que exactamente una persona sea la única vía de entrada a su propio registro. Esa es la situación que convierte una renuncia en un año perdido.

Esta es la forma más común en que una pequeña empresa pierde el acceso a su propio registro en SAM.gov. Alguien lo configuró, se fue, nadie más tenía acceso, y el aviso de renovación llega a un buzón que ya no existe.

Tiene arreglo. Si nadie en la empresa tiene el rol, la empresa nombra un nuevo administrador enviando al Federal Service Desk una carta notarizada (Entity Administrator Appointment Letter), sin costo, y conviene empezarlo bastante antes de una fecha límite y no durante ella.

La versión mejor es no llegar ahí: cuando la persona que tiene el rol cambia de puesto, cambia de correo o se marcha, trate el registro como una de las cosas que hay que traspasar, en la misma lista que el acceso al banco y el nombre del dominio.